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Como preparar um plano de formação |
Índice
Introdução
Passos de um plano de formação
Passo 1: Identificação das necessidades e orientações da formação
Passo 2: Descrição das acções que concretizam cada objectivo
Passo 3: Desdobramento das acções no tempo
Passo 4: Orçamentação previsional
Passo 5: Pesquisa de mercado
Passo 6: Implementação e controlo
Um plano de formação é um instrumento de gestão dos recursos humanos. Inclui uma série de acções que visam melhorar as
competências dos empregados, o que permitirá à empresa cumprir os seus objectivos e estabelecer outros mais ambiciosos. Do ponto
de vista dos formandos, um plano de formação poderá ser a base da consolidação e progressão nas suas carreiras
profissionais.
A proposta de desenvolvimento de um plano de formação poderá ter quatro origens:
- Formações pedidas pelos gestores de divisão: São pedidas devido a solicitações individuais dos empregados ou à
necessidade de obtenção de determinadas competências específicas para cumprir os objectivos do departamento.
- Formações pedidas pelos gestores de determinadas divisões para toda a empresa: Por exemplo, o departamento de
informática pode pedir a formação para todos (ou quase) os empregados da empresa, para saberem, por exemplo, trabalhar com um
novo software.
- Formações propostas pela direcção geral da empresa: Destinadas a todos os funcionários e centradas em objectivos
estratégicos.
- Formações específicas para determinadas categorias profissionais: Por exemplo um curso de técnicas de venda para os
vendedores.
O planeamento de acções de formação deverá ser feito com bastante antecedência e, de preferência, revisto anualmente. Deverá
subdividir-se nas seguintes etapas:
Passo 1: Identificação das necessidades e orientações da formação
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O departamento interno da empresa encarregue de fazer o plano de formação (normalmente o de recursos humanos) contacta os
directores das divisões principais (financeira, operacional, comercial, etc.) e reúne com cada um deles para identificar os
elementos de mudança na empresa e nos departamentos, nomeadamente: novos investimentos, novas qualificações necessárias,
objectivos de desempenho mais ambiciosos, etc. Estes devem justificar os objectivos definidos e os recursos que serão necessários
para os cumprir. Entre os objectivos mais comuns de uma política de formação contam-se os seguintes:
- Melhoria do desempenho do departamento;
- Melhoria dos desempenhos individuais;
- Acompanhar o investimentos em novas máquinas, informática, etc.;
- Mudanças na organização hierárquica, que exija uma maior polivalência;
- Evolução da carreira: integração, promoções, mobilidade interna, etc.;
- Evolução das qualificações.
Desta etapa deverá resultar um documento que resuma as necessidades de formação e os objectivos e que sirva de base de
referência para todas as fases seguintes.
Passo 2: Descrição das acções que concretizam cada objectivo
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Nesta fase, os responsáveis pelo planeamento das acções de formação poderão complementar as informações constantes no documento
realizado na fase anterior ou criar uma nova grelha. Nesta, colocarão as necessidades de formação a satisfazer, os objectivos, os
respectivos temas para as acções de formação necessárias, o número previsto de formandos e a duração. Não é necessária uma
descrição muito pormenorizada
É importante fazer uma previsão da extensão do tempo de formação. Poderá ser mais vantajoso e menos penalizante para as empresas
e para os profissionais a diminuição da duração de cada aula; neste caso, os cursos estender-se-ão por um período de tempo maior.
Por isso, é importante prever e planear todas as alternativas possíveis, que serão apresentadas, normalmente, pelos responsáveis
de recursos humanos e posteriormente discutidas com os potenciais formandos e também com os formadores.
Inclui os encargos directos de formação (remuneração dos formadores, encargos de deslocação, etc.) e a previsão dos encargos de
funcionamento (aluguer/utilização das instalações para a formação, custos de operação das acções de formação, etc.).
Uma discussão frequente nas empresas está relacionado com o cálculo dos custos de oportunidade devidos à ausência das pessoas em
formação e os eventuais custos de substituição. Porém, normalmente, este tipo de custos não é contemplado no plano de formação
anual da empresa, mas nos orçamentos individuais de cada unidade da empresa; cabe aos responsáveis de divisão realizar os
orçamentos individuais e fazer as estimativas dos efeitos que a formação terá na sua actividade e nos custos de mão-de-obra.
Esta fase não se aplica nas empresas que organizam as acções de formação internamente, com formadores da própria empresa. No caso
de as acções de formação serem subcontratadas a empresas de formação ou a formadores individuais, é este o momento em que os
responsáveis pela elaboração do plano de formação da empresa devem fazer uma prospecção de mercado. Ao analisarem todas as
condições, poderão ter que fazer ajustes ao orçamento previsto.
Devem ter em conta:
- Credibilidade das empresas de formação: De preferência, deverão ser empresas acreditadas para dar cursos de
formação, por entidades como o ministério da educação ou o INOFOR - Instituto para a Inovação na Formação.
- Qualificações dos formadores: Quando a formação é subcontratada a empresas fidedignas, a qualidade dos formadores é, à
partida, assegurada por elas, até porque é a sua imagem de qualidade que está em causa. Quando se tratam de formadores
individuais, é importante ter conhecimentos do seu currículo como formador, das suas qualificações nas áreas em que irão dar
formação aos seus empregados e, de preferência, serem certificados pedagógica e profissionalmente pelo IEFP- Instituto do emprego
e formação profissional.
- Local da formação: O local onde se irão realizar as acções de formação depende, na maioria dos casos, do número de
formadores e das condições logísticas que a empresa que encomenda a formação tem. Se tem um grande número de empregados para
assistir a uma determinada formação, o mais frequente é que os formadores subcontratados se dirijam às suas instalações, caso
contrário, serão os empregados que terão que se deslocar. Porém, a sua empresa pode não ter, por exemplo, salas disponíveis, ou
equipamento de projecção e vídeo de que os formadores necessitam. Nestes casos, negoceie todas as condições de que necessita com
a empresa de formação.
- Custos: Os preços cobrados pelas empresas de formação são, normalmente, elevados. Faça uma análise comparativa dos
preços praticados pelas entidades credíveis que dão os cursos de que a sua empresa necessita. Não se esqueça de esclarecer o
preço incluindo todas as condições necessárias. Os principais custos que as empresas de formação cobram são:
- Concepção da acção;
- Organização e gestão da formação;
- Coordenação da acção e formadores
- Logística (salas, equipamentos, correios, telefones, etc.);
- Elaboração de documentos ou outros instrumentos pedagógicos.
Depois de ser feito o orçamento previsional, de serem realizados alguns ajustes que tenham sido considerados necessários e de os
membros da direcção o terem aprovado, resta implementar o plano de formação.
A direcção de recursos humanos deverá contactar os responsáveis de cada departamento para acordarem as datas mais adequadas para
a formação (depois de contactarem os formadores, para saberem qual a sua disponibilidade em termos de tempo). Os formandos serão
informados das datas e acções de formação a que terão que assistir, de preferência, pelo seu superior hierárquico
directo.
Muitas empresas estão a optar por um sistema de avaliação dos formandos no final das acções de formação, para irem acompanhando o
seu grau de aproveitamento e a sua evolução. Por outro lado, os formandos também terão normalmente a oportunidade de fazerem a
avaliação da qualidade do curso e dos formadores.
Bibliografia
- Meignant, Alain; A Gestão da Formação; Publicações Dom Quixote; 1.ª edição; 1999.
- Moura, Estêvão de; Gestão dos Recursos Humanos; Edições Sílabo; 1.ª edição, 2000.
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Autor: Portal Executivo
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