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• Contratação de serviços e reparação de equipamentos: Se no seu negócio possuir contratos caros, no que diz respeito à manutenção e reparação de equipamentos de escritório, mantenha apenas aqueles que forem absolutamente necessários. Faça uma prospecção de mercado e negoceie detalhadamente os contratos. Em certos casos, como por exemplo ao nível dos equipamentos informáticos, poderá ser mais fácil e menos dispendioso formar alguns empregados da sua empresa para que eles possam fazer essas reparações.
• Custos do economato de escritório: Elabore um sistema simples de controlo das aquisições e fornecimentos. Procure marcas agressivas e produtos de marca registada. Escolha o fornecedor certo e compare regularmente as suas condições com os dos concorrentes. Veja se é realmente necessário comprar produtos novos. Nesse caso, procure combinar e agrupar as aquisições e aproveitar as promoções e os descontos de quantidade. Tenha em atenção os custos de transportes e resista à tentação de comprar produtos de luxo.
• Outros cortes nos custos de pequenas coisas: Não fotocopie nem imprima um grande volume de documentos e seleccione os que podem ser reutilizados. Crie uma cultura avessa ao desperdício na sua empresa. Para todas as compras, use e abuse da Internet para procurar os melhores fornecedores e a melhor relação entre qualidade e preço. Hoje, já existem motores de busca especializados na comparação de preços.

• Caixa de sugestões: Deixar que os seus empregados lhe indiquem o melhor caminho é um estratagema de diminuição de custos barato e ao qual poucos prestam a devida atenção. A sua aplicação poupa anualmente muito dinheiro às empresas. Só que muitas vezes os benefícios desta medida só surgirão a médio prazo. Crie um prémio atractivo e eleja mensalmente a melhor sugestão de redução de custos.
• Força de trabalho flexível: Antes de admitir um novo profissional para os quadros da empresa veja se essa função não pode ser realizada por colaboradores externos. Veja se é possível criar programas de trabalho em part-time e de teletrabalho. A forma de pagamento de salários é outra das áreas onde é possível cortar despesas. Prefira pagar aos seus empregados via transferência bancária, libertando-se de papelada inútil. Considere a opção de subcontratar esta tarefa a uma empresa especializada e recorra a peritos para se aconselhar em termos jurídicos e fiscais. Procure delegar as tarefas de menor valor acrescentado às pessoas com salários mais baixos.
• Contratação e despedimentos: Submeta os candidatos a testes rigorosos antes de os contratar, evitando confiar na sorte. Uma má contratação representa para a empresa um custo elevadíssimo. Considere a hipótese de entregar fora a primeira triagem de candidatos, sendo a selecção final feita internamente. Desta forma estará a reduzir a sua margem de erro. Quando proceder a despedimentos é necessário que esteja ao corrente dos trâmites legais de forma a evitar conflitos e despesas desnecessárias.

• Publicidade: Pode poupar dinheiro em publicidade ao posicionar o seu anúncio num local estratégico das Páginas Amarelas, ao aproveitar os anúncios grátis dos jornais e desistindo das campanhas publicitárias que não estão comprovadamente a aumentar a notoriedade da sua empresa. Recorra sempre que possível aos meios mais focalizados e menos dispendiosos como o marketing directo. Inclua uma pequena e discreta mensagem publicitária nos e-mails que forem enviados da sua empresa para o exterior.
• Marketing: Não deve começar uma estratégia de marketing sem conceber anteriormente um plano integrado de comunicação e de segmentação do mercado adequado para o seu negócio. Pode reduzir os custos de envio de informações sobre a empresa através da actualização das suas bases de dados e restringir-se à divulgação das novidades. Se precisar dos serviços de uma agência de publicidade, faça uma prospecção de mercado. Não deixe de contactar as empresas mais pequenas, que oferecem óptimos serviços, por preços mais reduzidos do que as de grande prestígio. Faça estudos de mercado para perceber qual foi a eficácia dos seus esforços de marketing.

• Serviços financeiros: Como os bancos estão a ser forçados a competir agressivamente pela conquista de novos clientes, são inúmeros os serviços e as condições especiais que oferecem. Faça regularmente auscultações do mercado para verificar se está a usufruir dos melhores preços. Utilize o mesmo raciocínio para outros serviços ligados à área seguradora. Sempre que tal justifique prefira o leasing à compra de equipamentos (como, por exemplo, ao nível dos escritórios, dos sistemas informáticos, do mobiliário ou da sua frota automóvel). Se tem problemas crónicos ao nível das cobranças o factoring pode ser uma alternativa a equacionar.
• Política de financiamento: Coloque-se no lugar da entidade financeira quando quiser pedir um empréstimo. Veja até que ponto os juros dos empréstimos ou os prazos acordados de reembolso estão a prejudicar a performance da sua empresa. Sempre que for possível ou favorável amortize ou liquide o capital a pagar, ou peça um refinanciamento da dívida. Não olhe apenas para as taxas, veja também os detalhes dos contratos, em particular, a parte relativa às comissões. Siga atentamente a evolução das taxas de juro e de câmbio e veja até que ponto o seu banco as actualiza quando a diferença não lhe é favorável. Procure formas alternativas de financiamento como, por exemplo, o mercado de capitais ou o capital de risco.
• Relações com fornecedores: Encare o departamento de compras como uma fonte de lucros potencial e não de despesas. Reduza o número de fornecedores de modo a aumentar o seu poder negocial perante eles. Prefira negociar contratos de aquisição a longo prazo dado que, em regra, poderá beneficiar de melhores condições. Fixe previamente os preços e os prazos de pagamento e tente obter descontos de quantidade. Acautele no contrato as garantias de reembolso no caso de haver atrasos ou ineficácias no fornecimento. Use os mercados de business to business como a plataforma ideal para fazer negócios com os fornecedores.
• Relações com os clientes: Estabeleça uma política geral de crédito e organize o sistema de recebimentos e garantia de pagamentos. Verifique previamente o crédito do seu cliente. Ordene a sua base de clientes de acordo com o histórico das transacções e com o grau de risco. Seja condescendente com atrasos nos pagamentos por parte dos clientes mais valiosos ou antigos. Mas seja implacável com os que têm um longo cadastro de incumprimentos injustificados. Nestes casos, é preferível não voltar a vender até que todas as facturas passadas estejam liquidadas. Utilize modalidades contratuais que encorajem o pagamento rápido e total.

• Política de viagens: O primeiro passo para controlar as despesas com deslocações consiste em estipular normas específicas que deverão ser seguidas exemplarmente pelos empregados. Esta política deverá incluir posições claras de controlo dos custos, tais como: evitar reservas de última hora e adiantamentos em dinheiro (a não ser nos casos urgentes e inadiáveis); exigir a entrega de recibos comprovativos de despesas e promover a utilização das alternativas de transporte menos dispendiosas. Outro ponto de extrema importância consiste em trabalhar com apenas uma agência de viagens, válida para toda a empresa. Por último, procure controlar a utilização de carros de serviço para uso pessoal bem como as respectivas despesas de combustível, estacionamento, lavagens e portagens.
• Negociação de preços: Independentemente da dimensão da sua empresa, é sempre possível negociar reduções de tarifas com as companhias aéreas, com os hotéis, com as empresas de aluguer de automóveis e com as agências de viagem. Na Internet encontrará, por certo, melhores preços do que os que lhe são debitados ao telefone. Por falar em telefones, aproveite a guerra em curso entre as operadoras para obter os melhores preços ao nível das comunicações fixas e móveis. Por falar em preços não esqueça que todas as companhias aéreas têm campanhas de fidelização. O leasing de viaturas (com contrato de manutenção e seguros incluídos), os cartões de gasolina, os cupões de desconto em transportadoras é meros exemplos das poupanças que poderá fazer a este nível.
• Política de segurança: A melhor forma de evitar roubos no local de trabalho é empregar profissionais especializados que controlem as entradas e saídas de pessoas e equipamentos e façam vistorias regulares. Adicionar músculos ao seu sistema de segurança pode valer a pena. Outra regra de ouro é a de proibir qualquer tipo de aquisição que não tenha sido solicitada por alguém devidamente autorizado. Ao nível do pessoal, tenha o cuidado de verificar as referências do candidato antes da contratação. Seja especialmente cauteloso com quem recruta para a área informática. Não poupe nos alarmes (que alertem imediatamente a polícia em caso de roubo), nem nos seguros. Muito menos no software anti-vírus.

• E-mail - Correio electrónico
• Factoring - São instituições financeiras especializadas na cobrança de dívidas, que disponibilizam de imediato o dinheiro às empresas que lhe transferiram os créditos, tornando-se responsáveis pela execução das dívidas, na respectiva data de vencimento, em troca de uma comissão.
• Leasing - Também designado por locação financeira define-se como um contrato de aluguer temporário de equipamento. É utilizado como uma forma das empresas evitarem suportar os custos fixos inerentes à compra de imobilizado e tem a vantagem da possibilidade de substituição desses equipamentos no final da sua vida útil, o que elimina o risco de se tornarem obsoletos.
• Marketing Directo - O mais curto canal de distribuição e comunicação que liga directamente produtor (ou intermediário) e consumidor final. Os principais meios de marketing directo são o telefone (telemarketing), o mailing ou direct-mail (via postal) e o e-mail (correio electrónico).
• Mercados de business to business - Também chamados simplesmente de B2B são mercados de negociação e comercialização de produtos e serviços entre empresas que usam a Internet como plataforma tecnológica.
• Teletrabalho - Modelo que prevê o desempenho da actividade do trabalhador a partir de sua casa e em que a ligação à empresa é feita através do telefone, fax ou Internet. É uma opção cada vez mais popular em alguns tipos de negócios, nomeadamente os ligados às actividades criativas que não exigem uma presença física dos empregados, pois permite às empresas poupar custos de instalações.

• Doyle, David; Controlo de custos; 1999, Edições Cetop
• Guiny, Jean; Como reduzir custos comerciais; 1998, Edições Cetop
• Shank, John e Govindarajan, Vijay; A Revolução dos custos; 1997, Editora Campus
• Keher, Daniel; Save Your Business a Bundle; 1994, Simon & Schuster

Autor: Portal Executivo