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Como negociar com uma empresa de factoring |
Índice
Introdução: O que é o factoring
Ponto 1: Custos e vantagens do factoring
Ponto 2: Quem são os intervenientes
Ponto 3: Quais são os diversos tipos de factoring
Ponto 4: Como se elabora um contrato de factoring
Ponto 4: Como se desenrola o processo de factoring
São várias as definições que se podem dar da actividade de factoring, sobretudo porque este serviço ou produto financeiro existe em várias modalidades diferentes. De uma forma simplificada pode-se dizer que é uma operação financeira pela qual uma empresa - a empresa aderente - vende a outra empresa - a empresa de factoring ou factor - uma série de créditos de curto prazo dos seus clientes, relativos à venda de produtos ou serviços dessa mesma empresa. Num caso, a empresa aderente recebe imediatamente um valor acordado e a empresa de factoring fica com o direito de receber essas dívidas, por parte do cliente da empresa aderente. A actividade de factoring pode também ser considerada como a entrega, por parte de uma empresa que vende produtos ou serviços, das operações de cobrança das suas facturas de curto prazo à empresa de factoring, especializada em cobranças. Uma visão mais abrangente apresenta a empresa de factoring como uma entidade que apoia, de facto, a empresa fornecedora que tem créditos de curto prazo a receber, efectuando a sua gestão de créditos e a sua cobrança mas também dando apoio administrativo à empresa, adiantando-lhe o dinheiro e até partilhando com ela, total ou parcialmente, o risco de insolvência ou mesmo de falência da empresa devedora.
É importante referir alguns aspectos dos contratos de factoring típicos. A sociedade de factoring, pelos serviços de antecipação e/ou de gestão das cobranças, vai cobrar uma comissão que será, aproximadamente de 0,5% para operações com recurso (ou seja, nas quais a factor não assume o risco) e de 1% para operações sem recurso (ou seja, nas quais a factor assume o risco). Além disso, a factor irá igualmente cobrar juros que incidem sobre os adiantamentos efectuados. Finalmente, diga-se que sobre comissão e juros incide o imposto de selo.
Podem ser referidas várias vantagens de uma empresa, nomeadamente uma PME, recorrer a este serviço:
- Limitar o desfasamento entre o Prazo Médio de Recebimentos (PMR) e o Prazo Médio de Pagamentos;
- Resolver problemas de tesouraria;
- Libertar recursos humanos visto não haver necessidade de manter um departamento de cobranças;
- Obtenção de fundo de maneio para uma empresa em crescimento;
- Diminuir dificuldades de tesouraria de empresas sazonais;
- Diminuir o risco de empresas exportadoras;
- Etc.
Pela própria lógica e dinâmica da operação, são três os intervenientes em cada operação de factoring.
- A factor: é a empresa de factoring, ou sociedade de factoring, a quem são cedidos os créditos a curto prazo devidos pelos clientes e decorrentes da actividade comercial normal da empresa aderente
- A empresa aderente: é a empresa que vendeu produtos ou serviços a um cliente, no decorrer da sua actividade normal e que cede, mediante um valor acordado, à sociedade de factoring, os créditos de curto prazo decorrentes dessas vendas.
- O devedor: é a empresa cliente que adquiriu à empresa aderente produtos e serviços, a crédito, e que lhe ficou assim a dever um valor estipulado.
Esquematicamente, o processo decorre em quatro fases distintas:
- 1ª fase: A empresa aderente, ou fornecedora, vende à empresa devedora, ou cliente, bens ou serviços a crédito, emitindo uma factura;
- 2ª fase: A empresa aderente cede o seu crédito de curto prazo à sociedade de factoring;
- 3ª fase: A empresa de factoring, ou factor, efectua o adiantamento dos valores que a empresa aderente tem a receber, actualizados e descontados de uma taxa previamente acordada;
- 4ª fase: A empresa devedora, ou cliente, efectua o pagamento do montante devido, na altura acordada, à sociedade de factoring e não à empresa fornecedora.
Um contrato de factoring inclui sempre a vertente do serviço de cobrança mas pode incluir igualmente, ou não, outros serviços como a gestão dos créditos tomados, a cobertura dos riscos de insolvência ou falência do devedor e o financiamento à empresa aderente. Assim, podem-se definir seis modalidades principais de factoring. A saber:
- Factoring completo: Corresponde a um acordo assinado entre a sociedade de factoring e a empresa cliente (aderente) no qual a primeira compromete-se a fornecer um serviço de cobrança sobre os clientes da empresa aderente, a cobrir o risco de crédito e a antecipar fundos. A empresa de factoring, além disso, compromete-se a classificar os devedores da empresa aderente, gerir os créditos, fazer todos os esforços necessários para efectuar a cobrança, que pode ser feita na data ou antecipada) e pagá-los ao aderente. A factor cobre o risco inerente aos créditos das dívidas adquiridas. Note-se, no entanto, que a empresa de factoring pode recusar alguns devedores que lhe são propostos pela empresa aderente.
- Bulk factoring: Este acordo de factoring, também chamado Invoice discout, é puramente financeiro. A sociedade de factoring limita-se a antecipar os fundos cobrando posteriormente os créditos, consubstanciados nas dívidas dos clientes que se vencem a prazo. Assim, o bulk factoring é semelhanmte a um desconto de facturas.
- Maturity factoring: Neste tipo de acordo, pouco praticado, existe uma data de pagamento efectiva na qual a sociedade de factoring se compromete a efectuar o pagamento, assente em créditos da empresa aderente sobre os seus clientes, independentemente de haver ou não cobrança. Neste caso não existe antecipação de fundos mas uma prestação de serviços da factor que consiste na gestão das contas dos clientes da empresa. Está implícito a cobertura do risco de crédito.
- Factoring confidencial: Este tipo de factoring, comum na Europa mas com pouca expressão em Portugal, consiste numa antecipação de fundos por parte da sociedade de factoring mas sem que o devedor da empresa aderente, o seu cliente, se aperceba que a factor está envolvida no processo. Isto implica que a empresa terá que, em nome da factor, efectuar a cobrança do montante devido na data prevista. Aqui pode existir, ou não, um seguro de crédito associado.
- Factoring com recurso: Neste tipo de acordo entre a sociedade de factoring e a empresa aderente, a primeira não assume o risco de crédito sobre os devedores. A factor simplesmente fornece um serviço de cobrança e de antecipação de fundos mas é a empresa aderente que é responsável pelos créditos. Se o cliente não pagar na data prevista, a factor tem um direito de regresso sobre o aderente.
- Factoring sem recurso: Num acordo deste tipo, a sociedade de factoring assume o risco de insolvência ou de falência dos devedores. Se estes não pagarem o que devem, a factor não pode exigir esse montante à empresa aderente. Normalmente, o risco é assumido na totalidade pela sociedade de factoring mas são possíveis situações onde o risco é partilhado entre os dois intervenientes.
- 1ª Etapa: Proposta de adesão: Uma empresa que pretenda solicitar os serviços de uma sociedade de factoring deve mostrar a esta última que tem uma boa capacidade económica e financeira. Para isso, deverá formular uma proposta de adesão a submeter à factor contendo o histórico da empresa e os elementos contabilísticos dos últimos anos. Num segundo momento, deverá apresentar igualmente a sua carteira de clientes indicando as condições de pagamento e o limite de crédito de cada um. A factor terá assim os elementos para tomar a decisão de assumir ou não o risco de crédito.
- 2ª Etapa: Entrevista: Nesta fase, a empresa que pretende solicitar os serviços de uma sociedade de factoring vai receber a visita desta última, normalmente nas suas instalações. É no seguimento desta visita que a factor vai elaborar um relatório para avaliar o risco global do negócio e o risco particular de cada cliente. É importante, nesta altura, receber bem a sociedade de factoring facultando-lhe informações e demonstrando a seriedade da empresa. É também importante saber que a potencial fornecedora de serviços de factoring irá recolher outras informações por parte de outras entidades que recolhem e tratam informações empresariais.
- 3ª Etapa: Estudo dos elementos: Nesta etapa do processo, onde não intervém a empresa potencial cliente, ou aderente, a factor vai elaborar um relatório sobre a empresa cliente no qual vai analisar vários factores decisivos.
- 4ª Etapa: Negociação: É em posse de todas estas informações que se desenrola a negociação entre a empresa aderente e a sociedade de factoring. Esta fase é essencial já que será aqui que se vão decidir todas as modalidades do serviço de factoring a ser fornecido, em função, por um lado, das necessidades da empresa aderente e, por outro, do que a factor está disposta a oferecer e a que preço (comissão). Aqui serão discutidas várias variáveis do contrato, a saber:
- factoring com ou sem recurso;
- factoring com ou sem antecipação;
- a taxa de juro e
- a comissão de factoring.
Em relação a esta última é importante saber que ela vai depender de vários factores, tais como:
- o número de facturas e seu valor médio;
- o volume de negócios da empresa;
- o risco estimado dos devedores;
- a incorporação ou não da cobertura do risco de crédito.
5ª Etapa: Formalização do contrato: Uma vez finalizada a negociação procede-se à assinatura do contrato entre a empresa aderente e a sociedade de factoring. Neste contrato ficarão definidos, além dos aspectos descritos anteriormente como o tipo, a taxa de juro e a comissão:
- a duração do contrato;
- a lista dos clientes aprovados;
- a percentagem adiantável sobre os créditos cedidos;
- a data de entrega da factor à empresa aderente dos valores cobrados na data;
- a periodicidade de envio de remessa dos créditos;
- outros aspectos.
A factor deverá enviar para a empresa aderente, além do contrato assinado e em duplicado, um documento com as instruções sobre todos os procedimentos a seguir. Seguidamente, a sociedade de factoring deverá enviar aos devedores uma carta de notificação em papel timbrado da empresa aderente. Também a não esquecer é a ficha de assinaturas, documento da empresa aderente que identifica os responsáveis da empresa e quem tem autorização para assinar os vários documentos.
- 1ª Etapa: Aprovação de novos devedores: Uma vez que o processo está a decorrer normalmente, a empresa aderente poderá pedir informação à sociedade de factoring sobre novos clientes potenciais. A factor dispõe, normalmente, de uma base de dados pormenorizada sobre o risco de variadas empresas e poderá aconselhar a aderente a aceitar ou não o cliente. Senão, será necessário recolher a informação junto de outras entidades, um trabalho que a factor efectua. Um estudo deste tipo poderá demorar cerca de uma semana a fazer. Uma vez passado esta fase, a empresa aderente preencherá uma proposta de adesão de novo devedor, um documento fornecido pela factor.
- 2ª Etapa: Envio da cessão de créditos: No decorrer do relacionamento normal entre a aderente e a factor, a primeira envia regularmente as cópias das facturas agrupadas num documento. É a factor que vai proceder à análise dos créditos.
- 3ª Etapa: Adiantamento das facturas: O pedido, por parte da empresa aderente, de adiantamento das facturas à sociedade de factoring pode ser feito de várias formas: carta, fax, etc. O montante será o que foi inscrito no contrato mas convém não esquecer que será sempre retirado o montante que corresponde à provisão financeira, igualmente combinado aquando da assinatura do contrato.
- 4ª Etapa: Procedimento da cobrança: Para efectuar as cobranças, a sociedade de factoring designa um controlador de crédito, que será responsável pela gestão das várias contas. Ele terá a seu cargo os contactos com a empresa aderente e centralizará o processo. Por isso, a empresa aderente deve informá-lo de qualquer anomalia que suceda com qualquer remessa ou factura.
- 5ª Etapa: Indemnização: É a empresa de factoring que inicia e acompanha todos os processos legais e judiciais em relação aos devedores faltosos. No entanto, a empresa aderente poderá ter que suportar parte dos custos, se assim tiver ficado estipulado no contrato.
Bibliografia
- Duarte, Rui Pinto; Escritos sobre Leasing e Factoring; 2001; Principia
- Santos, Ângela; O Factoring e a Gestão; 2001; Publicações Europa-América
- Monteiro; Mafalda Oliveira; O Contrato de Factoring em Portugal; 1996; E.L.C.L.A
- Uva; João Sousa; Factoring - Um Instrumento de Gestão; 1991; Texto Editora
Referências
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Autor: PME Negócios
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