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Manual

Como funciona o sistema ABC como base para predictive accounting

Índice

Introdução - O que é o sistema ABC
Passo 1 - Escolher o nível do detalhe da actividade
Passo 2 - Avaliar o grau de orientação do processo
Passo 3 - Gerir a variação do processo
Passo 4 - Avaliar o ajustamento entre o input e a capacidade do processo
Passo 5 - Determinar a capacidade de utilização

Introdução - O que é o sistema ABC

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Este manual destina-se a quem já tem um sistema ABC - Activity Based Costing a funcionar na sua empresa e que pretenda começar a trabalhar de contabilidade previsional, ou predictive accounting.

Sistema ABC: Antes de tudo, o que é o sistema ABC ou custeio baseado nas actividades? Pode-se dizer que se trata de uma técnica de contabilidade analítica que mede o custo das actividades de uma empresa atribuindo este custo ao produto ou serviço ou ainda a outros objectos de custo, ou seja elementos para os quais convêm conhecer o custo. Assim, o sistema de custeio ABC baseia-se na observação que são as actividades que desencadeiam o consumo de recursos. E estes estão identificados como custos (custo de mão-de-obra, custo dos materiais, custo das mercadorias, etc.) na contabilidade da empresa. As actividades são as acções (produção do produto A, disponibilização do serviço B, comercialização, marketing, etc.) que toma a empresa para fornecer os seus produtos ou serviços aos clientes. Assim, para cada produto final, pode-se avaliar qual foi o seu custo, nas várias fases da sua produção. Este método é muito útil para estabelecer preços no mercado e também para ver com clareza quais são os maiores centros de proveito da empresa.

Predictive accounting (ou contabilidade previsional): Normalmente, a contabilidade é associada ao registo do que se passou sendo uma fotografia ou um filme do passado, baseado em factos o mais rigorosos possível. A previsão ou projecção, pelo contrário, tenta imaginar como será o futuro. A contabilidade previsional pretende basear-se em factos concretos, muitas vezes numéricos, para fazer extrapolações para o período ou os períodos seguintes. Apesar de ser uma previsão, mantêm a característica de rigor que devem caracterizar as contas financeiras da empresa.

O que será analisado aqui são os factores-chave para avaliar se o sistema ABC da empresa está preparado para suportar a técnica de predictive accounting.

Passo 1 - Escolher o nível do detalhe da actividade

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Uma das vantagens dos sistemas ABC é que definem as actividades como sendo ou não de alto valor, uma forma simples e relativamente fácil de implementar e de manter. No entanto, para um sistema de contabilidade previsional, é necessário pormenorizar bastante mais as actividades. Um sistema deste tipo tem como finalidade estabelecer da forma mais precisa possível as relações entre o consumo de recursos, de vária ordem, e a produção. Um método para avaliar se a empresa tem o nível de detalhe adequado à implementação de um sistema de predictive accounting implica a construção de um quadro ou tabela e inclui cinco etapas:

Etapa 1 - Listar os outputs mais importantes do grupo

A empresa deve fazer uma listagem dos principais produtos ou serviços que coloca à disposição dos clientes e colocá-los no eixo horizontal do quadro auxiliar referido. Este número não deve ser muito elevado.

Etapa 2 - Listar os custos gerais (general ledger costs) mais importantes

As contas de general ledger costs devem ser ordenadas no eixo vertical da tabela. Também aqui só se devem considerar os mais importantes, de modo a não sobrecarregar a tabela. Um método para o fazer consiste em ordenar os custos por ordem decrescente e só considerar aqueles que perfazem entre 80 a 90% dos custos totais.

Etapa 3 - Estabelecer a relação entre recursos e produção

Deve-se identificar, para cada recurso, quais são os outputs que consomem esse recurso. Todos os recursos devem ser assim identificados, explicitando qual a quantidade desse recurso utilizado para cada output. Isto pode ser efectuado através de uma sessão de brainstorming.

Etapa 4 - Listar os outputs por custo decrescente

Em seguida, e uma vez que a cada output foi atribuído o seu custo real, é preciso ordenar os outputs por ordem decrescente de custo. Em relação aos outputs com custos menores, normalmente, é possível considerá-los como "sub-outputs" de actividades com custos maiores. Os outros podem ser eliminados da análise.

Etapa 5 - Comparar o número de actividades encontrado e o que consta da tabela.

Retomando a tabela anterior, é preciso ver se existem grandes diferenças entre o número de actividades encontrado por este método e o número presente na tabela feita no início. Se sim, isto é sinal que é necessário actualizar a análise das actividades antes de poder introduzir a contabilidade previsional.

Passo 2 - Avaliar o grau de orientação do processo

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A contabilidade previsional baseia-se num processo de definição das actividades. É preciso saber se as actividades descritas anteriormente são process-oriented, utilizando a tabela anterior. Esta avaliação implica a resposta a duas questões essenciais. A saber:
  • O que motiva o custo de uma actividade é o próprio output dessa actividade? Uma actividade baseada no processo define o processo em termos do que é produzido. O que a actividade faz é descrever como o output é produzido.
  • O seu activity output é fácil de medir? É importante avaliar a actividade de forma a saber se ela está definida de uma forma que permite facilmente recolher valores estatísticos. Deste modo é possível medir os desempenhos. Quando não se conseguem recolher estatísticas relevantes, deve-se escolher outputs alternativos.

Passo 3 - Gerir a variação do processo

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Os processos que variam muito acabam por ter custos difíceis de prever, o que implica não se poder aplicar este método. Assim a contabilidade previsional requer processos consistentes e controlados. O custo da actividade pode ser calculado como uma média de todas as ocorrências de uma actividade durante um período de tempo determinado. Em consequência, é importante que um sistema deste tipo seja implementado a par de um sistema de melhoria da qualidade, tal como o TQM - Total Quality Management ou o Seis Sigma, por exemplo. Outro ponto essencial que não pode ser esquecido é que se trata de um sistema a ser aplicado a toda a empresa. Não faz sentido implementá-lo só para alguns departamentos ou unidades.

Para saber se o sistema ABC em funcionamento tem em conta as variações nos processos é necessário responder às duas perguntas seguintes:
  • O sistema de qualidade está ligado ao sistema ABC? A grande vantagem de associar o sistema ABC às iniciativas no campo da qualidade é a de quantificar em termos monetários as questões ligadas à qualidade.
  • O sistema de qualidade e o sistema ABC englobam toda a empresa? Para serem eficazes estes dois sistemas devem englobar toda a empresa. Para saber se este é o caso, uma boa técnica é perguntar a várias pessoas nos diferentes departamentos qual o seu conhecimento na aplicação das ferramentas da qualidade e do sistema ABC.

Passo 4 - Avaliar o ajustamento entre o input e a capacidade do processo

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Nesta fase, o que se pretende é calcular o grau de ajustamento entre as exigências dos inputs e as capacidades do processo. O que se deve perceber é como o processo é capaz de lidar com o trabalho mais fácil e mais difícil. Isto pode acontecer por várias razões tais como alterações, mínimas ou mais importantes, nos inputs ou condições externas mais desfavoráveis. Aqui entra a noção de tolerância. O custo deve ser previsível dentro de um certo grau de tolerância. Assim, o processo implementado deve ter em conta pequenas variações e permitir o cálculo nestas condições.

Passo 5 - Determinar a capacidade de utilização

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A capacidade de utilização dos recursos, sejam eles equipamentos ou recursos humanos, é um factor-chave em todo o processo. Um sistema ABC normalmente, ao alocar os custos gerais (general ledger costs) às actividades, não tem em conta a capacidade de utilização não utilizada. No entanto, é importante considerar este ponto. Assim, um processo ABC deve, primeiro, incorporar os ajustamentos da capacidade associando os custos gerais (general ledger costs) aos recursos. Posteriormente, deve associar os recursos às actividades. Assim, a empresa constrói um sistema que permite avaliar qual o grau de utilização dos seus recursos.

Com todos estes elementos, qualquer organização terá uma visão muito mais clara do seu funcionamento e a sua gestão terá muito mais elementos fiáveis nos quais vai basear a sua tomada de decisões.

  Bibliografia
  • Horngren, Charles T.; Foster, George; Datar, Srikant M.; Cost Accounting: A Managerial Emphasis; Prentice Hall; 1999

Autor: PME Negócios

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