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Como seleccionar e negociar com os transportadores |
Índice
Introdução
Passo 1: Analise os custos de transporte
Passo 2: Calcule os custos fixos
Passo 3: Calcule os custos variáveis
Passo 4: Faça uma estimativa final de custos
Passo 5: Elabore um caderno de encargos
Passo 6: Seleccione o transportador
O progressivo movimento de subcontratação das operações logísticas, nomeadamente de armazenagem e transporte, surge como resposta
à preocupação das empresas quanto à maior produtividade global da cadeia logística. Historicamente este objectivo era
dificultado pela ausência de parceiros competentes no mercado. Este problema tem vindo a ser atenuado pela entrada de novos
operadores, cada vez mais especializados.
A preocupação de concentração no negócio principal das empresas tem contribuído para que cada vez mais funções sejam
subcontratadas. Esta realidade reforça a importância de uma selecção adequada dos parceiros logísticos, da negociação dos termos
aplicáveis à prestação do serviço e das formas de comunicação subjacentes a esta relação de carácter continuado.
Vejamos então os aspectos mais relevantes relacionados com estas decisões.
Um dos aspectos mais importantes a considerar na selecção de um transportador é, naturalmente, o custo dos seus serviços. Nesta
perspectiva, uma empresa que decida recorrer a transportadores externos deve realizar uma análise prévia dos custos de
transporte, por forma a estar mais habilitada a negociar os preços e condições de prestação do serviço. Esta aproximação pode
ainda ser útil caso a empresa venha a decidir realizar o transporte por conta própria - assim poderá ter um termo de comparação
para a sua eficiência interna na realização dessa actividade.
Uma boa abordagem para iniciar esta estimativa de custos é considerar a utilização de veículos padrão, com peso bruto de 15, 19,
24 e 40 toneladas, para proceder ao transporte de cargas completas (de 9, 11, 15 e 24 toneladas, respectivamente). Na análise que
explicaremos nos pontos seguintes vamos considerar apenas o meio de transporte rodoviário pela sua preponderância em Portugal,
embora este mesmo raciocínio possa ser aplicado a qualquer outro meio de transporte. Assim, os passos a realizar para obter uma
estimativa de custos são os seguintes:
Neste passo devem ser calculados os seguintes elementos:
- Valor anual correspondente à amortização do veículo (veículo novo carroçado, excluindo pneus e valor residual no
fim da sua vida útil, considerada como sendo, em média, de 7 anos). Para efeitos desta análise deve ser considerado o valor
residual actualizado.
- Encargos financeiros associados ao investimento em veículos. Este valor depende da taxa de juro que a empresa consegue
obter para financiamento.
- Valores dos seguros e dos encargos com mão de obra, nomeadamente os motoristas. No que diz respeito aos seguros, devem
ser considerados dois tipos: o seguro de responsabilidade civil limitada e o seguro das mercadorias. Quanto aos custos com
pessoal deverão ser contabilizadas todas as suas componentes associadas: remunerações, horas extraordinárias, ajudas de custo,
encargos sociais, seguro de acidentes de trabalho, etc.
Em termos de custos variáveis, deverão ser analisadas três componentes:
- Custos de combustível, sendo importante considerar as diferenças entre os tipos de veículo indicados
inicialmente:
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15 ton. |
19 ton. |
26 ton. |
40 ton. |
| Tráfego regional |
26 |
30 |
40 |
45 |
| Tráfego nacional |
25 |
28 |
39 |
41 |
| L/100 Km |
Os valores apresentados permitem um cálculo do custo por Km, para cada tipo de veículo e para as duas situações de tráfego
apresentadas.
- Custo dos pneus, considerando o tipo de veículo em causa. De acordo com o veículo seleccionado, podem observar-se
valores específicos quanto a: número de pneus; preço do pneu novo; preço da recuperação (rechapagem) e prazo de vida útil (em
Kms). A consideração destes elementos para cada tipo de veículo permite estimar um custo por Km associado à utilização dos
pneus.
- Custos de manutenção e reparação. Também aqui é possível aferir um custo por Km para cada tipo de veículo (para
tráfego regional e nacional). Estes valores terão em conta os preços médios praticados por concessionários em contratos de
assistência global.
Tendo em conta os diferentes tipos de custos fixos e variáveis, é possível chegar a uma estimativa de custos para cada tipo de
veículo e de tráfego, considerando os seguintes pressupostos adicionais:
- Velocidades médias de serviço: 25 Km/h (cargas regionais); 45 Km/h (cargas nacionais);
- Tempos médios de carga / descarga: 2 horas (veículos de 15, 19 e 26 toneladas); 3 horas (veículos de 40 toneladas);
- Total de dias produtivos por ano (descontando paralisações para manutenção e reparação);
- Custos fixos horários para os dias produtivos.
Estes pressupostos poderão ser utilizados para o apuramento dos custos totais por unidade de tempo, por Km percorrido ou por
tonelada - consoante o nível de análise que a empresa considere relevante. Por exemplo, se considerarmos que existem 192 dias
produtivos no ano, conseguimos obter o número potencial de horas de circulação do transporte. Descontando o tempo médio de carga
/ descarga para o tipo de veículo seleccionado (2 ou 3 horas por dia), obtemos as horas de transporte efectivas. A partir deste
valor, e considerando a velocidade média do veículo (cargas regionais ou nacionais), podemos chegar ao número de Kms que o
veículo pode percorrer durante o ano (ou outro período considerado). Esta informação permite apurar, por exemplo, os custos fixos
por Km. Este raciocínio pode também aplicar-se à capacidade de cada tipo de veículo para apurar o custo por tonelada.
Este tipo de raciocínio pode facilitar a avaliação das propostas dos transportadores. Esta informação pode ser relevante para uma
empresa que gere uma frota própria, que subcontrata a terceiros ou que actua como subcontratada.
A selecção de um transportador será também determinada pelo sucesso das negociações quanto às condições relativas aos serviços
prestados. Estas, numa fase final, serão formalizadas em documentos específicos, tais como um caderno de encargos ou um contrato.
Qualquer um destes documentos deverá ser muito preciso, fixando as condições em que os serviços deverão ser prestados. Os termos
da prestação do serviço, pela sua complexidade, deverão ser claramente estabelecidos, assim como as formas de controlo dos
resultados. Este factor justifica a presença cada vez mais frequente de terminais informáticos nas instalações dos
transportadores, que permitem aos subcontratantes um controlo em tempo real. Este controlo é especialmente importante quando é
delegada a exploração da rede de distribuição de produtos cuja fiabilidade deve ser absoluta. Há que não esquecer que um dos
objectivos da logística consiste em reduzir o nível de stocks, ou seja, diminuir a inércia do sistema de escoamento dos
produtos, do qual se espera a maior fluidez.
A relação entre a empresa subcontratante e o transportador deve ser regulada através do referido caderno de encargos ou contrato,
que define normas muito precisas quanto aos custos, qualidade e prazos para a prestação do serviço. Este documento deverá prever
um conjunto de cláusulas essenciais:
- A natureza das operações e respectivas condições de execução, incluindo os meios e os materiais a utilizar e as
técnicas a empregar (como a organização do trabalho, processos de gestão dos stocks, prazos de execução, etc.);
- O custo das operações. Certas estruturas tarifárias específicas são frequentemente negociadas, tanto no que se refere
ao transporte como ao armazenamento (remuneração ao quilómetro, à tonelagem, à tonelagem por quilómetro, à viagem, à tonelagem
contratada, etc.);
- Os meios de controlo montados pela empresa subcontratante, que pode introduzir pessoal de enquadramento (o que é raro
se o prestador do serviço for de confiança). Inventários semanais ou diários são regularmente enviados ao subcontratante. Este
também poderá dispor de acesso informático directo ao sistema do transportador;
- Acordos-litígios particulares, que obrigam os dois parceiros, repartindo as responsabilidades e os danos causados por
avarias. Em compensação, o transportador pode ver garantida parte do tráfego da empresa fabricante ou distribuidora.
Estes aspectos deverão ser avaliados na fase de negociação, momento em que as condições proporcionadas por vários
transportadores serão comparadas e hierarquizadas, conduzindo à decisão final quanto ao prestador de serviço a seleccionar.
Uma vez determinado o custo e as condições de prestação de serviço de vários transportadores, há ainda dois pontos adicionais
relevantes que podem influenciar a sua decisão final:
Número de operações a adjudicar
Nesta fase será necessário fazer uma identificação clara das operações a atribuir ao transportador escolhido. Na realidade,
muitas vezes este prestador de serviço já executa (ou pode vir a executar) funções que vão muito além do transporte - sendo,
neste caso, um verdadeiro operador logístico. As propostas apresentadas pelos transportadores poderão incluir serviços que a
empresa não pretende utilizar na sua totalidade ou, no outro extremo, serviços que a empresa não estaria a pensar em adjudicar
externamente mas que, face à atractividade da proposta, poderá acabar por o fazer.
Assim, nesta fase, será necessário definir definitivamente quais as funções a transferir para o transportador. Actualmente, a
cadeia de transporte pode articular uma multiplicidade de operações, tais como:
- Operações de transporte (de aprovisionamento, inter-fábricas, da distribuição física dirigida aos armazéns, das
plataformas de distribuição, dos pontos de venda);
- Operações auxiliares de transporte (trânsito, alfândega, comissão de transporte);
- Operações de acabamento (montagem final);
- Operações de distribuição física (manutenções diversas, gestão de palettes, recepção de mercadorias, controlo de
quantidade e de qualidade, reservas, levantamento antecipado, fraccionamento, sortimento, rotulagem, reacondicionamento,
embalagem e sobreembalagem, preparação de cargas);
- Operações comerciais (assistência e serviço pós-venda);
- Operações de gestão (armazenamento, detenção de stocks).
Tipo de produtos a adjudicar
Outra restrição importante a considerar na escolha final de um transportador é o tipo de produto. Alguns produtos, pelas suas
características, exigem condições específicas de transporte e armazenagem. Por exemplo, os produtos alimentares, os produtos
frescos e congelados, ou os produtos inflamáveis, exigem que o transportador seleccionado disponha de uma frota com
características especiais.
Nestes casos particulares, saber se o transportador está, de facto, em condições para prestar um serviço exemplar no transporte e
manuseamento deste tipo de produtos será uma variável de decisão bem mais importante do que o preço. Para os casos genéricos, a
decisão final quanto ao transportador a seleccionar irá depender, sobretudo, do facto deste disponibilizar os serviços
pretendidos, com o nível de qualidade e cumprimento de prazos desejados e a preços competitivos (conclusão obtida face à
realização prévia de uma análise de custos) .
Glossário
- Custo fixo - Tipo de custo que não varia com o nível de actividade. No caso particular dos custos de transporte,
são os custos que não dependem dos Kms percorridos, ou seja, que ocorrem mesmo que os veículos estejam parados.
- Custo variável - Tipo de custo que varia proporcionalmente com o nível de actividade. No caso dos custos de
transporte, são os custos que dependem do número de Kms percorridos.
Bibliografia
- Krajewski, Lee J. e Ritzman, Larry P.; Operations Management; Addison-Wesley
- Crespo de Carvalho, J.M.; Logística; Sílabo Gestão
- Tixier D., Mathe, H. e Colin, J.; A Logística na Empresa ; Rés-Editora, Lda.
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Autor: Portal Executivo
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