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Como gerir as existências |
Índice
Introdução
Passo 1 - Elaborar um plano de operações
Passo 2 - Fazer um plano de necessidades de materiais
Passo 3 - Escolher os fornecedores
Passo 4 - Escolher a qualidade dos materiais
Passo 5 - Avaliar os factores-chave para a política de existências
Passo 6 - Calcular o stock de segurança
Passo 7 - Gerir o stock
Gerir os stocks - ou as existências - é uma questão que é frequentemente negligenciada nas empresas industriais e mesmo comerciais. No entanto, esta é uma questão fundamental já que uma boa gestão de stocks pode fazer a diferença entre a viabilidade da empresa e sérias dificuldades financeiras. Não é por acaso que os japoneses se debruçaram com extrema atenção sobre este problema e inventaram sistemas tão conhecidos como o Just-In-Time (JIT) ou o Kanban, entre outros. Mesmo uma pequena empresa tem que gerir um número elevado de stocks. Tem portanto que encontrar um equilíbrio justo entre os custos de gestão das diferentes existências e o risco em que incorre se houver uma ruptura.
Um plano de operações é um documento importante para qualquer empresa que tenha que comprar matérias-primas. Trata-se de um documento onde estão indicados com pormenor e para cada operação ou tarefa a ser efectuada na empresa, o seguinte:
- A sua descrição,
- O número de pessoas envolvidas directamente,
- O tempo necessário para a executar,
- Os materiais utilizados,
- O equipamento e maquinaria precisos.
A estes elementos, devem ser acrescentados dois itens que têm a ver com a avaliação e o controlo:
- Como quantificar os resultados (output por unidade de tempo, qualidade, etc.)
- Como é feito o controlo
É com base neste documento que o empresário deve avaliar o seu método de produção.
Em função do plano de operações efectuado, é agora necessário avaliar todos os recursos materiais, ou seja não só as matérias-primas do ponto de vista clássico mas também todos os outros componentes, que serão necessários para a execução das variadas tarefas, nomeadamente a elaboração de produtos a serem vendidos no mercado.
Para elaborar o plano de necessidades de materiais é preciso basear-se no plano de operações anteriormente descrito mas também na estrutura do produto e na política de existências escolhida pela empresa.
A estrutura do produto
A estrutura do produto está consubstanciada num documento que indica com extrema precisão todos os componentes que integram cada produto a ser fabricado. É fácil compreender que este documento pode ser extremamente extenso. Mas não é tudo. É preciso, também nesta fase, avaliar todos os materiais de substituição ou alternativos que podem ser utilizados, em função:
- Dos custos de aquisição: é necessário avaliar quanto custará adquirir grandes volumes de determinada matéria-prima e se a empresa tem formas de o suportar financeiramente, tendo em conta o prazo de pagamento exigido pelo fornecedor.
- Da qualidade: é preciso saber em que medida uma qualidade inferior não vai afectar a estrutura do produto, a sua robustez e também a sua imagem no mercado.
- Da disponibilidade: é preciso saber com que facilidade o fornecedor pode disponibilizar o material tanto em condições normais como em condições excepcionais.
- Da adequação ao produto: é essencial saber se o material de substituição se adapta ao produto sem criar desajustes.
- Das condições de armazenagem: finalmente, os gestores têm de avaliar se as condições de stockagem do novo material são muito diferentes em termos de condicionamento, de espaço, etc. E os custos ou a tradução de custos que isso implica.
Tudo isto deve ser feito em função da estratégia da empresa: por exemplo, o mercado que a empresa quer alcançar é mais sensível à qualidade ou ao preço?
Ainda nesta fase, é necessário definir, em relação aos materiais propriamente ditos:
- As suas características do ponto de vista físico e químico
- As condições de funcionamento
- As dimensões necessárias
- As tolerâncias máximas admitidas para não causar problemas na produção
E finalmente, já não em relação com as características físicas dos materiais mas sim com o seu manuseamento, importa referir:
- Como é feita a embalagem e o modo de expedição,
- Quais as condições de recepção dos materiais,
- Como é verificada a qualidade dos materiais.
A política de existências
É a política de existências que vai definir o nível de stocks que a empresa pretende adoptar. É claro que este nível vai depender de muitos factores, internos e externos à empresa. A saber:
- Os prazos de entrega acordados com os clientes
- A propensão ao risco: armazenar material é caro mas arriscar uma rotura de stock com clientes insatisfeitos é um risco muito elevado para a empresa
- As relações com os fornecedores: um bom relacionamento e um empenho real por parte destes assim como a sua relativa proximidade física podem ser factores que diminuem a necessidade de ter um stock elevado. No caso extremo, a empresa pode adoptar uma política de just-in-time, que tende a ter zero materiais em stock sabendo que consegue receber dos seus fornecedores tudo o que pretende num tempo mínimo.
A escolha dos fornecedores é uma fase crítica para muitos negócios, sobretudo quando estão na sua fase de lançamento. Escolher precipitadamente um fornecedor e fechar contrato com ele sem avaliar o mercado pode ser um erro que custará caro à empresa, no futuro. Assim, uma vez definidos os materiais necessários, é preciso avaliar os fornecedores de cada um dos materiais sob vários aspectos:
- O seu peso no mercado
- A qualidade dos materiais
- O nível de serviço
- Os preços praticados
- As condições de pagamento
- Os prazos de entrega
- A seriedade do comportamento
- A integração ou não em grupos económicos.
Uma vez identificados estes elementos e assim excluídos algumas das potenciais empresas fornecedoras, é importante visitar os fornecedores de modo a avaliar, na medida do possível:
- A sua capacidade real de produção
- Os métodos de controlo da qualidade da produção
- Os meios técnicos e a idade dos equipamentos
- Os meios humanos
- Os métodos de fabrico
- A possibilidade de alargamento das gamas
- A estrutura organizativa
- A situação financeira.
Um método mais analítico para avaliar potenciais fornecedores passa por:
- Definir os critérios-chave (qualidade, preço, serviço, etc.)
- Atribuir ponderações aos critérios-chave
- Escolher modos de quantificação (por exemplo, para a qualidade pode ser o número de peças defeituosas em mil)
- Calcular a pontuação de todos os potenciais fornecedores e escolher aquele que tem um valor mais elevado.
Uma vez escolhidos os fornecedores é altura de assinar o contrato de fornecimento, com os deveres e obrigações das duas partes.
Duas notas finais:
- É essencial estabelecer uma relação de parceria com o fornecedor, para que não seja um mero vendedor de matérias-primas mas alguém que esteja também empenhado no sucesso da empresa cliente. Cada vez mais as relações de negócios passam por esta vertente de parceiro e não só de vendedor e comprador
- Muito importante também é deixar a porta aberta a outros fornecedores de forma a não ficar dependente de um só, o que faz desequilibrar a balança de forças demasiado para o lado do fornecedor. Ficar dependente de um fornecedor é o pior que pode acontecer para a independência e capacidade de gestão da empresa compradora.
A tentação a evitar a todo o custo é a de comprar barato. Não gastar muito com as compras de matérias-primas pode ser uma forte tentação sobretudo para os negócios em fase de lançamento mas pode ser fatal para o desenvolvimento da empresa e a sua afirmação no mercado. Frequentemente, mais vale retardar o arranque ou atrasar o break-even point, volume de vendas que permite recuperar os custos fixos, e fabricar um produto que tenha qualidade aos olhos dos clientes. Uma estratégia de colocar o produto num segmento baixo (qualidade percebida média e preço baixo) é perfeitamente defensável, se houver mercado para tal, mas uma decisão desse tipo inviabiliza ou, pelo menos, dificulta extraordinariamente um posterior ataque a segmentos mais altos do mercado, sobretudo utilizando a mesma marca. Assim, alguns construtores de automóveis japoneses, cujos modelos foram considerados fiáveis mas baratos durante a década de 70, preferiram mudar a marca dos seus automóveis para atacar o segmento dos carros de luxo.
Passo 5 - Avaliar os factores-chave para a política de existências |
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Ter um volume de stocks muito baixo representa um risco muito elevado para uma empresa. Ser incapaz de fornecer os revendedores e os clientes finais pode danificar seriamente a imagem da empresa criando-lhe sérias dificuldades. Por outro lado, ter stock em excesso representa uma imobilização de capital difícil de suportar financeiramente. Para isso, a empresa tem que definir muito claramente qual a política de existências que pretende adoptar. A decisão do nível de aprovisionamentos que a empresa deve ter depende de três factores:
- A duração do ciclo de produto: é o tempo que demora a disponibilizar um produto ou serviço. Inclui as compras de matérias-primas e respectivo prazo de entrega, a fabricação e o controlo.
- As previsões de vendas: a empresa terá que fazer previsões o mais pormenorizadas possível sobre o volume de vendas previsto. Este documento previsional deve ter em conta os volumes de vendas passados, eventuais efeitos sazonais, os efeitos da evolução da conjuntura económica nas vendas, etc.
- Os prazos de entrega: Os prazos de entrega acordados com os clientes indicam o tempo entre a recepção de uma encomenda por parte do cliente e a entrega efectiva: tem em conta assim o ciclo do produto e também o transporte.
O stock de segurança representa o stock adicional às existências normais que permite minimizar os impactes de um aumento inesperado da procura por parte dos clientes e um atraso não previsto no fornecimento dos fornecedores, ou seja um aumento do seu prazo de entrega. Tem por finalidade principal evitar uma rotura de stocks.
O stock de segurança é a quantidade de produtos equivalente ao número de dias de vendas (número de produtos vendidos por dia em média) a considerar para conseguir satisfazer as encomendas no caso de falhas ou atrasos por parte dos fornecedores.
Existem várias formas de calcular o stock de segurança:
- Fórmula simples: Depende da variação do consumo médio mensal para cada período; esta fórmula utiliza-se para empresas com forte componente sazonal nas vendas;
- Fórmula Vicente/Santos: Depende dos acréscimos previsíveis tanto do consumo como dos prazos de entrega; leva a um stock de segurança entre 10 a 20% superior ao consumo médio mensal;
- Fórmula de Battersby: Depende da amplitude das vendas em determinados períodos (meses);
- Fórmula inglesa: Depende do consumo médio mensal, do prazo de entrega e da constante do nível de serviço (ou seja, o inverso da ruptura admissível, um valor definido pela empresa).
Como foi dito, o número de matérias-primas que uma empresa industrial, mesmo de pequena dimensão, tem de possuir, e consequentemente tem de gerir, pode ser extremamente elevado. Mas nem todas as existências precisam de ser tratadas, ao nível da compra e do armazenamento, com o mesmo cuidado. Assim, pode-se aplicar o método ABC, que consiste no seguinte:
- Calcular o valor financeiro de cada existência, ou seja o preço unitário vezes as compras anuais por parte da empresa;
- Ordenar as existências em função do valor financeiro calculado anteriormente e calcular o valor acumulado;
- Dividir as existências da seguinte forma:
- A: representam até 80% do valor financeiro: exigem tratamento muito cuidado
- B: representam até 15% do valor financeiro: justificam algum tratamento
- C: representam até 5% do valor financeiro: não justificam tratamento.
É de referir que na classe A encontrar-se-ão normalmente menos de 10% dos artigos, na classe B, algo como 20 a 30% e na classe C, de 70 a 80%.
Bibliografia:
- Costa, Horácio; Correia Ribeiro, Pedro; Criação & Gestão de Micro-Empresas e Pequenos Negócios; Lidel, 1998
- Cavinato, Joseph L; Kauffman, Ralph G.; The Purchasing Handbook: A Guide for the Purchasing and Supply Professional; McGraw-Hill; 6th Edition; 1999
- Arnold, J. R. Tony; Chapman, Stephen N.; Introduction to Materials Management; Prentice Hall; 2000
- Reis, Lopes dos; Exercícios de Gestão dos Stocks e Compras; Universidade Moderna; 1996
- Schroeder, Roger G.; Operations Management; McGraw-Hill
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Autor: PME Negócios
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