Índice

• Alfabético - Organizado por cliente, fornecedor ou colaborador.
• Numérico - Organizado por cliente ou fornecedor, sendo atribuído a cada um deles um número de ficheiro. Neste caso, é necessário ter uma lista de consulta do número atribuído a cada cliente.
• Geográfico - Organizado por região, cidade, país e, de seguida, por ordem alfabética.
• Por assunto - Organizado por assuntos alinhados por ordem alfabética.

• Morada do remetente;
• Número de telefone do remetente (caso este não esteja impresso na folha da empresa);
• Referência ou assunto;
• Data;
• Nome e morada do destinatário;
• Saudação ou entrada;
• Corpo da carta;
• Cumprimentos finais;
• Assinatura;
• Anexos;
• Cópias;

• Verificar periodicamente ambas as agendas;
• Assegurar-se de que está tudo devidamente organizado para as reuniões.;
• Certificar-se de que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados;
• Separar e organizar o trabalho do dia;
• Fazer o levantamento da correspondência e dos telefonemas urgentes;
• Determinar prazos para a assinatura de cartas, cheques ou facturas;
• Pôr em dia o trabalho atrasado;

• A fase preparatória: A sala deve ser reservada atempadamente e a sua assitente deverá certificar-se de que todos os intervenientes conhecem exactamente a sua localização. Ela deverá preparar toda a documentação inerente à realização da reunião e, caso faça sentido, incluir nesse material de consulta um capítulo relativo aos pontos que transitaram de uma reunião anterior. Independentemente do número de intervenientes, ela deve providenciar a encomenda de bebidas (sobretudo, água e cafés) e aperitivos. É ainda da responsabilidade da assistente inspeccionar todos os projectores, vídeos ou outros meios audiovisuais que serão utilizados durante a reunião, preparar as placas de identificação e colocá-las no local onde cada interveniente se deve sentar e acompanhar pessoalmente todos os arranjos decorativos.
• No dia da reunião: É imprescindível confirmar algumas horas antes se a sala está devidamente equipada para receber os intervenientes. Para facilitar o bom andamento dos trabalhos, devem ser colocadas previamente canetas e papel em cima da mesa de trabalho. Quando os participantes começarem a chegar, deverá ser distribuída a agenda da reunião, caso isso seja uma política da empresa. Para a própria segurança da assistente é conveniente ter cópias de reserva de todos os documentos que foram preparados para a reunião. Ela deverá estar preparada para ajudar, de forma discreta, as pessoas que se atrasam, bem como fornecer todos os documentos adicionais pedidos pelos intervenientes. Se existirem intervalos, deverá encaminhar os intervenientes para o local adequado e mandar recolher os copos ou chávenas utilizados.
• A fase posterior: Finda a reunião, a assistente deve, discretamente, aproximar-se do seu director para receber instruções imediatas. De seguida, deverá proceder à devolução de todo o material que tenha sido emprestado ou alugado e dedicar-se à elaboração das minutas do que foi discutido bem como à sua distribuição rápida aos participantes.

• Assuntos legais: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. E, em caso de dúvidas, deve ter uma boa rede de contactos especializados que a possam aconselhar. Assim poderá fornecer uma ajuda preciosa ao seu chefe em relação a despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas.

• Novas tecnologias: Já não basta saber processar texto. Os avanços tecnológicos do mundo empresarial exigem que as assistentes saibam lidar com os principais programas de computador e utilizar de forma eficaz a Internet. Caso não tenham competências específicas nesta área é forçoso que as ganhem rapidamente frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formação.
• Gestão financeira: Alguns directores delegam a gestão financeira quotidiana da sua empresa às assistentes. Estas têm, por isso, obrigação de conhecer o funcionamento dos cartões de crédito e de débito, saber analisar extractos bancários, pedir cheques de viagem, calcular câmbios e impostos ou mandar fazer transferências bancárias. Também ao nível do controlo de gestão se espera que uma assistente eficiente detecte eventuais irregularidades ou que alerte o seu director para os gastos excessivos ou inúteis.
• Agências de serviços: A assistente deverá manter uma relação próxima com todas as prestadoras de serviços externas à empresa. São exemplos as agências de viagens, as empresas de aluguer de automóveis, as companhias aéreas; os hotéis, as empresas de serviços de limpeza ou restauração, etc. No caso das viagens será importante estar particularmente atenta a questões como os passaportes, os vistos, as vacinas, os horários, as tarifas ou as conversões monetárias.
• Procedimentos comerciais: É essencial saber os processos burocráticos das diversas operações comerciais. Termos como guia de remessa, nota de encomenda, factura pró-forma, aviso de pagamento, letra de câmbio ou nota de crédito, devem constar do vocabulário de uma assistente eficaz. Estas devem ser o primeiro filtro no qual os directores podem confiar antes de enviar as facturas para pagamento.

• Bercovici, Geneviève e Harache, Christine; Como ser uma secretária eficiente; 1996, Edições Cetop
• Oldcorn, Roger; Iniciação à Gestão para a Secretária Profissional; 1996, Edições Cetop
• Bourasseau, Denise e Moracchini, Françoise; Secretária Hoje, Assistente Amanhã; 1996, Edições Cetop
• Hughes, Vera e Christina; Manual da Secretária Profissional; 1995, Edições Cetop

Autor: Portal Executivo