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Como escolher o melhor software de gestão |
Índice
Introdução
Passo 1 - Planear a implementação do software de gestão
Passo 2 - Identificar necessidades
Passo 3 - Avaliar as diferentes soluções
Passo 4 - Seleccionar o software
Passo 5 - Negociar o contrato
Na empresa actual, o software de gestão deve ser o verdadeiro centro de operações,
constituindo em si o núcleo e o esquema funcional da organização administrativa. Apesar de se
poderem integrar nesta categoria as aplicações de gestão contabilística das empresas e de recursos
humanos, costuma-se identificar normalmente como sendo software de gestão apenas o que
engloba as áreas de vendas, compras, aprovisionamento e gestão financeira, para além da gestão
corrente da companhia.
A importância que o software assume para o correcto funcionamento da empresa leva a que se
deva ter em conta características como
- fiabilidade - de modo a que os utilizadores possam ter confiança nos seus
resultados ,
- robustez - evitando problemas técnicos,
- funcionalidade - para permitir o desempenho das tarefas administrativas e
operacionais
- segurança - um factor fundamental no sentido de preservar o valor de análise e
organização dos dados que manipula.
Para que a selecção seja eficiente e abrangente, o processo de escolha terá que passar por quatro
grandes fases: planeamento, identificação, avaliação e selecção.
Passo 1 - Planear a implementação
do software de gestão |
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topo |
Nesta fase, será necessário analisar criticamente a sua empresa e as razões para adoptar novas
soluções de software, estabelecendo a base para a selecção do software, através da
determinação dos objectivos empresariais e da redefinição dos processos de negócio.
Determine os objectivos de negócio
Qual é a missão da empresa e de que forma é que pode ser melhor conseguida com novas tecnologias
ou processos? Deve-se tentar definir também as razões de negócio que levam a implementar uma nova
solução de software. Para além dos próprios objectivos, há que definir factores de
mensurabilidade, que vão ajudar a indicar se um objectivo foi ou não alcançado pelo novo sistema.
Deverá também tentar converter os objectivos em características e começar a considerar os
requisitos que são essenciais para o novo sistema, que serão completamente definidos no próximo
passo.
Esta fase centra-se principalmente na definição de requisitos funcionais, técnicos e operacionais
para a solução, derivados dos objectivos empresariais estabelecidos na fase de planeamento.
Deve-se em seguida criar uma pequena lista de produtoras de software do ramo.
Definição de requisitos
Deve ser elaborada uma lista abrangente e por prioridades de requisitos que possam ser utilizados
para avaliar as soluções de software de gestão. Esta tarefa de definição de requisitos
resulta na descrição do modelo ideal de funcionalidades e características do sistema, de modo a
recolher e documentar efectivamente os requisitos para uma nova solução. O cumprimento destas
tarefas levará à criação de uma lista dividida em categorias e graus de prioridade que irá conter
os requisitos que a solução deverá ser capaz de dar resposta.
A lista irá ser utilizada para avaliar e classificar objectivamente as potenciais soluções. Os
requisitos serão divididos em categorias com base em departamentos funcionais, processos de
negócio e processos detalhados. Quando possível, serão identificados como sendo funcionais e
técnicos ou operacionais.
- Requisitos funcionais:
- Funções de trabalho e de que forma é que são executadas utilizando o sistema;
- Processamento de dados e registo de necessidades;
- Processamento organizacional, legal e multinacional único;
- Requisitos de formação
- Requisitos técnicos:
- Interfaces do sistema com outras aplicações;
- Processos habituais que terão que ser migrados;
- Necessidade de componentes adicionais de rede ou de hardware;
- Requisitos de desempenho;
- Níveis de serviço de manutenção e suporte;
Organizar os requisitos em níveis de prioridade
Agrupe os requisitos por função de negócio e processo de negócio antes de os organizar em níveis
de prioridade. As designações de prioridade que são empregues referem-se a cada uma, devendo ser
medidas da seguinte forma:
5 - Obrigatório
4 - Altamente desejável
3 - Desejável
2 - Convém ter
1 - Baixa prioridade
0 - Desnecessário
Conceda um grau de prioridade a cada um dos requisitos, bem como às funções e processos de
negócio. Se um requisito não apoiar directamente um objectivo de negócio, deverá tentar questionar
qual a razão desse facto ou, em caso contrário, removê-lo da lista de requisitos. Em simultâneo,
determine o sistema de classificação para os requisitos que serão empregues durante a avaliação.
Este sistema poderá ser do seguinte tipo:
5 - A aplicação excede o requisito
4 - A aplicação suporta o requisito
3 - A aplicação apenas o suporta parcialmente
2 - Existe uma forma de adaptação do software ao requisito
1 - Poderá existir uma forma de adaptação do software
0 - A aplicação não suporta o requisito
Determine a probabilidade de uma solução cumprir os requisitos e reconsidere
alternativas
É necessário agora analisar os requisitos em termos de razoabilidade e determinar se é possível
que uma solução os cumpra. Para tal, é preciso avaliar a probabilidade de uma solução em pacote ir
de encontro a todos os itens. Na altura em que fizer essa análise, responda às seguintes questões:
- Existem muitos requisitos que são específicos da companhia (opções especializadas)?
- Se assim for, quantos são e qual a sua importância?
- Existem muitos requisitos incompatíveis entre si?
- Se assim for, de que forma é que serão resolvidos? Será que uma aplicação em pacote irá ajudar
a resolvê-los?
- Existem várias opções para cumprir os requisitos?
- Se assim for, será que uma solução em pacote é a mais benéfica em termos de custos?
- Qual é a probabilidade de uma única solução cumprir os requisitos?
Deve também levar em conta o investimento de hardware, os riscos potenciais de uma solução
em pacote e a probabilidade de ser bem sucedido em termos de tempo e de custo. Apesar de as
aplicações concebidas à medida serem frequentemente mais caras a longo prazo, considere essa
opção. Demasiadas vezes, as companhias adquirem grandes sistemas que são mais tarde adaptados de
forma a cumprirem requisitos específicos.
Identifique as produtoras de software
De seguida, é conveniente elaborar uma lista de fabricantes de software cujos produtos são
potencialmente capazes de cumprirem os requisitos documentados. Através da lista de requisitos
pode ser criada uma lista curta, contendo entre 3 a 5 produtoras de aplicações de gestão. Deve-se
então avaliar as empresas do sector e os seus produtos, tendo como critério o facto de cumprirem
ou não os processos essenciais de negócio.
Para cumprir esta tarefa, deve em primeiro lugar redigir uma lista exaustiva de produtoras de
software e de recursos de informação. Em seguida, eliminam-se empresas tendo como base os
requisitos e critérios principais (dimensão do público-alvo, requisitos técnicos do sistema e
preços). Convém que o preço seja utilizado como o último factor de avaliação. Em primeiro lugar,
deve-se concentrar nos produtos que vão de encontro aos requisitos de negócio, passando só em
seguida a concentrar-se no preço e na selecção de uma solução acessível.
Em Portugal existem várias empresas nacionais que produzem software de gestão. Referimos
aqui apenas algumas das mais conhecidas: Primavera Software, PHC, Eticadata, SAGE Infologia e SP
Portugal. Grande parte destas companhias dispõem de soluções especializadas para PMEs na área de
gestão de clientes e de compras e vendas, adaptadas a cada caso particular. Mas poderá encontrar
mais companhias em grupos de utilizadores de software, directórios ou bases de dados de
software, associações industriais, empresas de pesquisa do mercado e de consultoria,
feiras, seminários, conferências, sites da Web, bem como em revistas de negócios e de
informática. Outra opção será procurar na Web através de um motor de busca.
Efectue uma avaliação preliminar
Antes de realizar uma avaliação pormenorizada dos produtos e respectivas fabricantes, efectue uma
avaliação preliminar de forma a eliminar rapidamente as produtoras de software da lista com
base em vários critérios essenciais e requisitos de negócio. Da lista de requisitos, seleccione os
poucos que são mais essenciais e que vão de encontro aos principais objectivos de negócio.
Seleccione também os requisitos que distinguem facilmente a sua companhia e respectivas
necessidades. Estes são os critérios fundamentais que vão eliminar as produtoras de
software, mantendo apenas as que serão tomadas em consideração. Os critérios deverão
incluir os seguintes factores :
- Factores funcionais - examine as principais funcionalidades do produto. Compare
essas funcionalidades com a lista de requisitos e elimine os produtos que não conseguirem cumprir
uma maioria de requisitos obrigatórios.
- Factores tecnológicos - examine os requisitos tecnológicos do produto (hardware,
software adicional, bases de dados, sistema operativo, ligações de rede, ferramentas de
desenvolvimento). Excepto quando planeado, elimine os produtos que requerem tecnologias,
capacidades ou pessoal completamente novo. Considere eliminar os produtos que empregam
tecnologias proprietárias.
- Factores relacionados com a empresa produtora - examine as produtoras de software
quanto à sua viabilidade e estabilidade. Analise o estado financeiro da companhia. Considere
eliminar as produtoras de software que estão a perder clientes ou que não têm qualquer
cliente a utilizar actualmente o seu produto.
- Factores relacionados com o produto - examine os produtos quanto à sua viabilidade e
estabilidade. Elimine aqueles que se destinam a companhias ou indústrias diferentes da sua e os
que se destinam a empresas que são muito maiores ou muito mais pequenas (produtos que suportam
exponencialmente mais ou menos utilizadores). Considere eliminar os produtos que estão ainda em
desenvolvimento ou que ainda estão nas versões iniciais.
- Factores relacionados com o custo - examine os custos de licenciamento e apoio do
produto. O preço deve ser uma das últimas prioridades. Considere, contudo, eliminar os produtos
que têm um preço bastante superior ou inferior às restantes aplicações.
Neste passo realiza-se a avaliação detalhada das características funcionais e técnicas do produto,
bem como a avaliação das produtoras de software e dos contratos associados com os produtos.
O objectivo é classificar o grau em que cada solução potencial cumpre os requisitos estipulados.
Avaliação do produto
Aqui será necessário avaliar e classificar as características funcionais e técnicas do produto
tendo como base a sua comparação com os requisitos.
Avaliação funcional - classifique cada um dos produtos em relação à forma como cumpre os
requisitos funcionais. Deve-se também avaliar os produtos tendo em conta funcionalidades que não
pertencem à lista de requisitos. Defina os requisitos funcionais que não são cumpridos pelo
produto e efectue uma previsão dos custos necessários para cumprir de uma forma alternativa esses
items. Tenha em linha de conta as seguintes questões:
- Quais são as funcionalidades consideradas necessárias que faltam no produto? Quais as
alternativas que existem dentro do sistema? Existem formas possíveis de adaptar o produto de forma
a incluir a funcionalidade requerida? Estará previsto que as versões futuras incluem a
funcionalidade?
- Existem funcionalidades no produto que são desnecessárias e podem ter um impacto negativo nas
características necessárias? Os processos são integrados de forma a que será necessário
utilizá-los?
- Serão precisas novas funções ou capacidades para usar o sistema? O sistema é tão especializado
que será difícil encontrar pessoas para executarem essas funções?
- De que forma é que irá funcionar com as outras aplicações da empresa? Existem produtos que são
totalmente compatíveis com o novo sistema?
Avaliação técnica - classifique cada produto individual no que diz respeito ao modo como
cumpre os requisitos técnicos. Avalie as funcionalidades técnicas ou requisitos do produto que não
fazem parte da sua lista de requisitos. Tenha em conta o seu impacto e custo. Considere também as
seguintes questões:
- O produto emprega tecnologias proprietárias? Os empregados da empresa estão familiarizados
com elas? Que funções ou capacidades serão necessárias para suportar o sistema?
- Que alterações ao actual ambiente tecnológico serão necessárias? Quais serão os custos destas
alterações? De que forma é que isso irá afectar as outras aplicações empresariais da
companhia?
- O sistema é capaz de ser expandido à medida que o volume de dados aumentar?
- Está disponível documentação técnica? Pode-se aceder ao código-fonte?
Avalie o preço e os níveis de manutenção - classifique o produto quanto ao modo como cumpre
qualquer dos requisitos da lista que estejam ligados ao seu custo e níveis de manutenção.
Normalmente, incluem-se neste grupo os itens ligados ao orçamento e aos prazos de implementação.
Tenha em conta o custo inicial do produto, bem como os custos a longo prazo, como as despesas com
a formação e a implementação, taxas de manutenção e custos de actualização. Considere também as
modalidades e método de pagamento.
Avalie a produtora do software
Em seguida, é necessário averiguar se as produtoras de software têm um negócio estável e
são financeiramente viáveis. Isto porque elas serão potenciais parceiras de negócio da sua
empresa. Investir no seu software é uma relação a longo prazo e deveria ser considerada
como tal. Assim, analise a posição financeira e visão das companhias que produzem o tipo de
aplicações que procura. Avalie também as suas ofertas de suporte técnico e de manutenção.
Classifique cada companhia tendo por base os requisitos relativos às fabricantes de
software.
Avalie a companhia - classifique a companhia no que se refere aos requisitos relacionados
com as estratégias empresariais, equipas de gestão ou viabilidade financeira da produtora de
software. Examine a história financeira da companhia e determine a sua viabilidade a longo
prazo. Analise pormenorizadamente a estratégia e área de concentração da companhia no que se
refere ao planeamento de curto a longo prazo. Examine o âmbito das suas parcerias de negócio de
forma a assegurar que a produtora será capaz de fornecer apoio técnico à sua companhia no futuro.
Avalie o pessoal de suporte técnico e de manutenção - considere os seguintes
pontos:
- Disponibilidade e qualidade de consultoria de suporte para a implementação da solução
- Qualidade do pessoal de apoio técnico do produto
- Localização, horários de funcionamento, métodos e capacidade de resposta do pessoal de
suporte
- Formação oferecida pela produtora de software
- Suporte após implementação
Este passo engloba o cálculo, análise e selecção final da solução óptima para a sua companhia.
Selecção do pacote
Quando a avaliação estiver concluída, deve-se calcular a pontuação total dos produtos e
compará-los entre si. A solução com a maior pontuação é a que melhor cumpre os requisitos
definidos. Considere quaisquer questões ou critérios finais e detalhe ainda mais a sua análise.
Calcular a classificação de avaliação - efectue o cálculo da pontuação de avaliação dos
produtos multiplicando o valor de prioridade do requisito por cada um. Some depois a pontuação e
elabore uma lista dos produtos que vai do mais elevado ao mais baixo de acordo com a pontuação
total. O produto com a classificação mais elevada representa aquele que corresponde melhor aos
requisitos.
Reveja a classificação e tenha em consideração critérios finais - Apesar de o produto com a
maior classificação de avaliação representar teoricamente a melhor solução para a sua empresas,
podem existir razões não relacionadas com os requisitos que o impeçam de escolher esse produto.
Reveja a pontuação dos produtos e identifique qualquer inconsistência na avaliação. Considere
também quaisquer critérios como parcerias de negócio, os potenciais futuros negócios e outros
indicadores intangíveis que não fizeram parte da avaliação.
Notifique a produtora de software - avise a empresa fabricante do software
escolhido e peça-lhe que elabore um contrato. Indique-lhe qual a versão do produto,
componentes e níveis de manutenção que deverão ser incluídos no contrato.
Depois de ter escolhido criteriosamente o software a utilizar na empresa é aconselhável não
descurar os últimos passos de negociação contratual. Aqui deverá avaliar os termos e condições do
contrato e negociar o melhor acordo possível.
Avaliar o contrato - analise o contrato e assegure-se de que os termos e condições podem
ser cumpridos pela produtora de software e que são passíveis de aprovação pela sua empresa.
Assinale os itens que pretenda negociar. O contrato deve incluir os custos iniciais de aquisição
bem como as despesas anuais de manutenção. As condições e método de pagamento devem também ser
detalhados. Outras questões e condições devem ser claramente indicadas no contrato:
- Licenças - que tipo de licença é que o produto tem? A licença cobre toda a
companhia ou apenas uma localidade? Pode ser transferida? Quais são as condições de
renovação?
- Manutenção - qual é o nível de suporte indicado no contrato? Qual a disponibilidade,
tempo de resposta, recursos e localização dos serviços de apoio técnico? Pelo que é que está a
pagar? O software é substituído caso for danificado ou perdido? Existe suporte de
instalação? O contrato cobre a resolução de problemas após a implementação? O contrato integra a
hipótese de disponibilizar novas versões e actualizações? Que tipo de actividades invalidam
suporte? Quais são as condições de renovação dos serviços de manutenção? O produto é suportado no
caso de ser instalado em várias máquinas?
- Actualizações - Será necessário pagar por novas versões? A manutenção permanece com a
instalação de novas versões? O suporte das actualizações está incluído no contrato, assim como a
documentação?
- Condições legais - quais são os termos legais do contrato? Que garantias são
estabelecidas? Quais as acções que podem ser tomadas no caso do produto não cumprir determinadas
especificações?
Referências
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Autor: Casa dos Bits
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