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Soluções para se livrar da papelada |
Índice
Introdução
Solução 1 - Destruição segura e eficaz de documentos
Solução 2 - Digitalização
Solução 3 - Microfilmagem
Solução 4 - Informatização
Solução 5 - Transferir a custódia de documentos e arquivos
Nos anos 80, chegou-se a pensar que o futuro iria proporcionar escritórios sem papel, pelo menos sem a papelada acessória. Mas, no século XXI, a evolução não está a ir nesse sentido. Os espaços continuam repletos de papelada, que dificulta o trabalho diário, especialmente quando há necessidade de a gerir.
Já para não falar da papelada inútil, os papéis que dão mais dores de cabeça e que exigem cuidados especiais são a documentação confidencial, especialmente se ainda está activa. Mas o chamado arquivo morto, por exemplo ocupado com os papéis fiscais que já excederam os 10 anos de vida de conservação a que algumas empresas estão obrigadas, também é uma fonte de preocupações. Neste caso, pode falar-se de destruição, mas também de armazenamento, pois, quem sabe, poderão vir a ser necessários.
Qualquer uma das soluções (manutenção ou destruição) deve obedecer a rigorosas normas de segurança e de confidencialidade. Hoje em dia, já existem processos e empresas especializadas, em regime de outsourcing, que tratam dos papéis e da sua transformação noutros suportes devidamente validados, caso da digitalização, da microfilmagem, da informatização e da custódia. Para os que são dispensáveis, existe uma solução que é a destruição.
Outra proposta passa pela consultoria. Desta forma, a empresa proprietária da papelada poderá ser ajudada a optar pela melhor solução. É necessário ter em conta factores como o volume de papel, o tipo de documentos (por exemplo, arquivos correntes ou mortos e o seu grau de confidencialidade), a frequência com que necessitam de ser consultados (se são documentos correntes ou não) e também os custos. Um ponto a considerar é o tipo de filosofia da empresa com a qual se está a lidar (se a filosofia não permite que se desprenda da subsistência dos papéis, se está voltada para as novas tecnologias e, neste ponto qual o grau de aposta na informática, ou se existe um desprendimento que pode determinar a libertação definitiva da papelada).
Várias poderão ser as implicações associadas à destruição de documentos, desde a necessidade de se livrar da papelada, até à intenção de evitar que haja hipótese de espionagem industrial. Esta solução é indicada para a papelada que já não é necessária ou não tem valor.
Por parte das empresas que eliminam a papelada, tem de haver indicação de que existe profissionalismo. Afinal, ninguém gosta de ver, por exemplo, as suas facturas espalhadas pelas ruas, depois de terem sido mal transportadas. Não basta existirem os equipamentos, é também necessário que os trabalhadores estejam capacitados para este tipo de trabalho e para as suas exigências.
Para evitar erros, antes da destruição, é prudente proceder a uma última verificação dos documentos para que não surjam falhas irrecuperáveis. Vantagens desta solução:
- Ganhos em termos de espaço
- Deixa de haver necessidade de proceder à manutenção de determinados papéis.
Trabalho com recurso a empresas externas:
Já existem empresas que garantem a segurança, através de:
- Recolha eficaz - Com meios de transporte adequados à quantidade de papel que vai ser destruída, com carroçarias fechadas e manuseadas por pessoal altamente especializado.
- Boa trituração - Mesmo nesta fase, em que os documentos ficam reduzidos a pequenas partículas, é necessário ter cuidados. Muitas vezes, esta fase está associada à anterior, já que é feita a recolha e a trituração quase em simultâneo ou, até mesmo, primeiro trituração e, depois, a recolha. Isto acontece quando as empresas que têm o papel também possuem algum espaço para colocarem grandes máquinas para triturar e compactar (máquinas para comprimir o papel depois de fragmentado) destinadas à destruição de arquivo morto.
- Reciclagem - Depois de separados os papéis e de serem cortados e compactados para se transformarem em fardos de papel, segue-se a reciclagem para a transformação desses desperdícios em novo papel a ser utilizado. Durante a movimentação desses fardos para as fábricas de reciclagem também são cumpridas normas de segurança.
Trabalho interno, quando as quantidades de papel são reduzidas
Nas empresas onde o papel não atinge volumes muito grandes e onde, muitas vezes, é destruído diariamente sem inconvenientes, existem máquinas que podem ser colocadas no escritório para triturarem os documentos. Entre estas, existem umas capazes de triturar mais ou menos os documentos, tendo em conta o seu grau de confidencialidade.
Tendo em conta que é uma técnica bastante especializada, principalmente quando falamos de documentos confidenciais ou mesmo de arquivo morto, é uma actividade que pode ser feita em regime de outsourcing. Existem empresas a trabalhar nesta área, com tecnologia para validar os dados, controlar a qualidade e entregar novamente ao cliente. Para a existência de uma digitalização à altura de documentos confidenciais de elevada importância, tem de ser preservada a autenticidade e a integridade da informação.
Os documentos podem ser digitalizados e, depois, colocados num suporte informático, como é o caso dos CD-ROM. Este suporte consegue armazenar uma grande quantidade de informação e tem um preço inicial reduzido. No entanto é preciso pensar no custo de actualização do suporte (software).
Com segurança e durabilidade, as empresas podem recorrer à microfilmagem, um processo fotográfico que vai reduzir a dimensão dos documentos. Desta forma, consegue-se poupar em espaço e ganhar em durabilidade, que se estima poder atingir os 500 anos, e em facilidade de distribuição. O preço é, à partida mais elevado mas não exige manutenção.
Com a microfilmagem:
- Existe independência da evolução tecnológica.
- Preserva-se a integridade e autenticidade do documento.
- Garante-se a sua durabilidade.
Hoje, muitos documentos confidenciais (caso de facturação e correspondência) podem ser elaborados num computador e, com o recurso a programas específicos de protecção de dados, manterem-se confidencialmente arquivados neste suporte informático.
Esta solução tem diversos pontos a seu favor:
- Permite pesquisas por palavra-chave.
- Possibilita a gestão, num mesmo sistema, das informações dos fornecedores, dos colaboradores e dos clientes, entre outros.
- Possibilita um melhor planeamento de trabalho e projectos, pois o acesso à informação é facilitado.
- Facilita a organização, que não depende apenas da boa memória de alguém.
- Facilita o transporte destas informações de um lado para o outro.
Solução 5 - Transferir a custódia de documentos e arquivos |
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Esta solução significa que a empresa vai libertar o seu espaço da papelada, mas que vai manter os arquivos noutra empresa que vai tomar conta deles, ou seja, que os vai armazenar e também tratar. O custo inicial não é elevado e vai variar em função de muitos factores (acessibilidade, etc.) mas a manutenção é um custo a considerar.
Bancos e companhias de seguros são algumas das entidades que mais recorrem a este tipo de solução. Em Portugal, este ainda é um conceito novo. Até há bem pouco tempo, os arquivos mortos, por exemplo, eram guardados religiosamente perto dos seus proprietários num local onde não estorvassem muito, mesmo estando pouco organizados.
Passando a papelada para empresas que só se dedicam à custódia, os documentos estarão sujeitos a regras de segurança que garantem as imprescindíveis condições de durabilidade (boas condições de conservação, segurança contra incêndios e inundações, anti-roubo) e ainda a confidencialidade.
Actualmente, este serviço de custódia também se socorre de um serviço de arquivista. As regras são muito rígidas. Correspondem a requisitos, como o inventário de todos os documentos, para que seja possível mexer neles. Permite-se:
- A análise dos documentos.
- A organização dos arquivos.
- O inventário e descrição dos objectos.
- O alojamento definitivo em locais próprios.
- A criação de gestores de clientes que vão tratar de toda a actividade relativa a esse arquivo.
- A possibilidade do cliente ter acesso ao seu arquivo, respeitando também ele as normas de segurança.
Quando é necessária a transferência de arquivos esta é feita com a máxima confidencialidade e segurança, com viaturas e pessoal qualificado.
Glossário
- Outsourcing: Forma de requerer a empresas externas que façam determinadas tarefas que uma empresa não quer, não pode ou não está capacitada para fazer internamente.
Bibliografia
- Missão para a Sociedade da Informação; Livro Verde da Sociedade da Informação
Referências
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Autor: PME Negócios
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