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Como planear e gerir uma mudança de instalações |
Índice
Introdução
Passo 1 - Planear a mudança
Passo 2 - Nomear um responsável de projecto
Passo 3 - Determinar quem muda para onde
Passo 4 - Instalar as infra-estruturas técnicas
Passo 5 - Escolher a empresa de mudanças
Passo 6 - Mudar o pessoal
Mudar de instalações é uma importante decisão a tomar na vida da empresa.
Normalmente associada ao crescimento e expansão de uma empresa, a mudança de instalações, apesar dos incómodos, deve ser encarada com optimismo. No entanto, do ponto de vista psicológico, é sempre associada a conceitos negativos como a ruptura.
Cada empresa, tendo em conta a sua cultura específica, deve manter os trabalhadores o mais informados possível sobre a estratégia da mudança. Nesta situação, não há nada pior do que manter o secretismo. Reuniões gerais, almoços, cocktails, newsletters, e-mail, as escolhas são múltiplas para explicar a nova fase que a empresa vai atravessar. A comunicação deve ser a mais directa possível, de forma a evitar alterações na informação, devendo, por isso, evitar-se a transmissão das informações através da cadeia hierárquica.
Nunca é demais explicar as razões da mudança, frisando sempre os aspectos positivos como a situação económica favorável da empresa e a necessidade de se adequar ao mercado e às exigências dos clientes. Factores que implicam a expansão.
Mas, atenção: não se devem dar expectativas erradas.
A primeira e única regra básica na mudança de instalações de uma empresa é o planeamento.
São vários os critérios a considerar quando uma empresa planeia uma mudança deste tipo:
- Volume da mudança. Uma coisa é mudar duas pessoas, outra é mudar 250.
- Local de destino. Uma mudança só pode ser bem sucedida se o local de destino estiver completamente preparado. É pura ficção pensar que se pode mudar e depois ir arranjando aos poucos as novas instalações, porque se fica eternamente em condições deficientes.
- Timing: Decidir qual a melhor altura para fazer a mudança é algo quase impossível. Primeiro porque calcular com exactidão o prazo no qual as novas instalações vão ficar prontas é um exercício de pura adivinhação, devido aos inúmeros contratempos que surgem na execução das obras. E depois porque não existe algo como "a melhor altura para fazer uma mudança". As férias não são a melhor altura, porque há muitos trabalhadores ausentes, e o final do ano também não, porque coincide com o período de fecho de contas. Conclusão: "a melhor altura" é quando as novas instalações estão prontas.
Para lidar com toda a logística da mudança a empresa deve nomear um responsável de projecto, um passo que deve ser seguido tanto nas pequenas como nas médias empresas.
O responsável de projecto é alguém:
- Com disponibilidade acrescida para, durante um mês ou dois, pensar na mudança. Numa empresa maior, não é viável gerir e planear uma mudança com as preocupações do dia-a-dia.
- Responsável, moderador, dinâmico e sério
- Com capacidades de gestão
- Com autoridade própria ou delegada da Administração
- Que pode ser coadjuvado por especialistas e consultores, nomeadamente para os aspectos informáticos, eléctricos e de telecomunicações
- Com um orçamento controlado mas disponível para a mudança
Se não existir na empresa uma pessoa com estas características, então deve ser contratada do exterior. Esta pode vir a revelar-se a decisão mais acertada, embora numa primeira impressão não seja a solução ideal por ser a mais cara.
Num processo de mudança o primeiro passo não é contratar um arquitecto, mas definir quem vai mudar, para onde e a forma de reagrupar as pessoas. Só depois entra o arquitecto porque não é da sua competência definir "quem muda para onde", decisões que envolvem critérios de ordem orgânica e funcional de cada empresa.
A arrumação do pessoal da empresa tem, em parte, a ver com status. É necessário definir quem tem direito a gabinete, quem ocupa as áreas mais nobres, com mais luz e optar ou não por um open space.
A distribuição obedece a regras de bom senso e lógica, tendo em atenção que um dos objectivos da mudança de instalações é aumentar a rentabilidade da empresa. A direcção fica com as zonas mais nobres, ou seja, os gabinetes privados ou as áreas mais luminosas e sossegadas do escritório, caso se opte por um open space. E aqueles que trabalham mais próximos da direcção devem ficar posicionados perto da mesma. A localização das salas de reuniões não deve ficar muito afastada desta área.
Agrupar as pessoas por equipas ou secções de acordo com as funções exercidas poderá também ajudar a aumentar a produtividade. À partida deve ser equacionada a possibilidade de aumentar o número de postos de trabalho sem ser necessário reestruturar toda a orgânica da empresa.
A hierarquização dos lugares obedece a critérios como
- Luz
- Sossego
- Espaço
- Acessibilidade
- Mobiliário
Mas é o aspecto funcional que deve ser privilegiado e não os "privilégios" de cada pessoa.
Um pequeno espaço de lazer, onde os trabalhadores poderão tomar café ou fumar um cigarro, no caso de um escritório "verde", e aliviar a tensão do trabalho, ajudará a tornar todo o escritório mais sossegado, criando assim um melhor ambiente de trabalho.
O arquitecto, na posse da informação de "quem muda para onde", irá gerir toda a remodelação, tendo em conta a função a dar ao espaço, mas sempre sob a supervisão do gestor de projecto. É a esse interlocutor único que o arquitecto deve apresentar opções como o tipo de mobiliário ou revestimentos.
O primeiro problema surge neste ponto porque as sugestões do arquitecto, normalmente, atingem valores superiores ao orçamento atribuído inicialmente.
Existem três infra-estruturas a ter em conta: energia eléctrica, informática e telecomunicações. Eventualmente, pode-se acrescentar o ar condicionado.
- Energia eléctrica: No que se refere à instalação da energia eléctrica normalmente conclui-se que não se instalou o número suficiente de tomadas eléctricas e que as existentes não estão nos locais certos. Por isso, aconselha-se que o projecto seja feito por especialistas. Mais uma vez, é fundamental haver a definição prévia de "quem muda para onde" para que as tomadas estejam em número suficiente e no local adequado. Além disso, é necessário não esquecer mandar instalar tomadas de uso geral para fotocopiadoras, máquinas da água ou café e até mesmo para o aspirador de limpeza. Por posto de trabalho aconselha-se um mínimo de quatro tomadas, sendo o ideal seis, para evitar, por razões de segurança e estética, as fichas triplas e extensões.
- Telecomunicações: O primeiro passo é fazer o pedido de linhas externas quer telefónicas quer de dados. Todos os operadores de telecomunicações levam algum tempo a instalá-las. Assim que o responsável de projecto dispõe de uma ideia clara de "quem muda para onde" deve requerer as linhas ao operador porque já sabe onde estas vão terminar. Quando se decide mudar de instalações normalmente é porque a empresa está em expansão e, portanto, terá de se rever a central telefónica. Caso a empresa decida adquirir este equipamento deve imediatamente negociar com o fornecedor a retoma da velha central. A central deve estar ligada e pronta a funcionar antes da chegada da primeira pessoa. A tarefa não é difícil, apenas tem de ser planeada. Caso não haja uma nova central telefónica é recomendável que a mudança seja feita num fim-de-semana, sendo a central dos últimos elementos a sair das velhas instalações e dos primeiros a entrar nas novas porque a sua instalação leva algum tempo, sobretudo se houver muitas extensões. As redes de comunicações telefónica e informática surgem intimamente ligadas, com o mesmo tipo de tomadas e cabos. O não planeamento prévio implicará cablagens separadas de gestão independente e muito mais caras. Neste momento existem tecnologias disponíveis, ao nível das cablagens estruturadas, que permitem a utilização indiferenciada para telefones ou informática e que incluem tomadas compatíveis.
- Informática: É importante a construção de uma boa arquitectura informática que poderá implicar, dependendo das necessidades de cada empresa, a aquisição de novos servidores. Nesta área é imprescindível a contratação de pessoal especializado na construção de redes informáticas, caso a empresa não possua estes recursos. Os servidores e sistemas centrais são dos últimos equipamentos a sair e dos primeiros a entrar. Dependendo da complexidade e do número de servidores a mudança destes equipamentos deve ser planeada para a noite ou o final de semana. Em 90% dos casos este equipamento apenas pode ficar parado 24 horas. Se a actividade à qual a empresa se dedica não possibilita a sua cessação em nenhum momento, há que optar pela instalação provisória de um equipamento de substituição até o definitivo estar instalado.
A empresa de mudanças deve ser contratada para fazer todo o serviço porque os custos não são demasiado elevados e as soluções de recurso acabam por se revelar desastrosas.
A escolha da empresa de mudanças deve ter em conta os seguintes critérios:
- especialização em mudanças de empresas, com experiência na mudança de material informático
- apresentação de referências de trabalhos já efectuados
- verificação da identificação de todo o material, garantir que nada fica esquecido, transporte completo e conferir a entrega no local certo
- existência de seguro
O responsável de projecto deve elaborar um inventário do material a transportar, verificar o seu estado após a entrega e não hesitar em registar qualquer reclamação relacionada com a mudança.
Depois das instalações estarem totalmente prontas então deve-se começar a organizar a mudança das pessoas.
A primeira condicionante é o impacto no serviço. Há que avaliar o tempo máximo que cada trabalhador/ serviço pode ficar imobilizado e decidir quando fazer a mudança: dias de semana, fim-de-semana, horas de serviços ou depois do expediente.
Deve ser elaborada uma matriz de planeamento que determine quem deve mudar em primeiro lugar e elaborar um plano de contingência para as pessoas que se encontram de férias, ausentes em serviço ou doentes.
O pormenor é a palavra de ordem nesta fase. Cada trabalhador tem de transferir três coisas, merecendo cada uma delas um tratamento diferente:
- Pertences individuais: Pelo menos 48 horas antes da data da mudança devem ser fornecidos aos trabalhadores caixotes, fita-cola e marcadores. Cada um tem de identificar as suas coisas com três informações base: nome, posto de trabalho de onde vem e para onde vai. A partir deste momento os carregadores podem começar a transportar os caixotes que deverão ser depositados no local exacto nas novas instalações.
- Informática: O ideal é que seja o utilizador a desligar o seu computador pessoal (PC). No fundo trata-se de desmontar quatro peças: corpo, teclado, monitor e rato e, eventualmente, a impressora. É fundamental relembrar que devem ser feitas cópias dos dados mais importantes. Os PC são embalados pelo pessoal da mudança, depois de devidamente identificados pelos seus utilizadores.
Referências
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Autor: PME Negócios
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