Como estruturar um processo de recrutamento

Índice

Introdução
Etapa 1 - Defina os cargos com rigor
Etapa 2 - Descubra os melhores profissionais
Etapa 3 - Crie formulários de candidatura adequados
Etapa 4 - Leia as entrelinhas dos currículos
Etapa 5 - Seleccione os candidatos por testes psicotécnicos
Etapa 6 - Faça uma entrevista inteligente
Etapa 7 - Confirme as informações
Etapa 8 - Escolha o vencedor

Introdução

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Contratar os melhores profissionais é um dos segredos para o sucesso sustentado das empresas. Por isso, o processo de recrutamento é um elemento crítico da gestão numa envolvente tão competitiva quanto a actual. Há empresas que seguem a teoria de que se as novas pessoas contratadas não se derem bem ou se a empresa não estiver satisfeita com a sua performance, então resta-lhes a rescisão do contrato. Mas há outras empresas que preferem, correctamente, seguir o caminho da prevenção: apostam num processo de recrutamento cuidadoso e bem estruturado.

Lembre-se sempre de que as pessoas são o seu activo mais precioso. É essencial saber como estruturar um processo de recrutamento eficaz para seleccionar os melhores candidatos. Não existem "atalhos" que permitam às empresas descobrir e contratar os melhores candidatos; o processo leva tempo porque exige planeamento, comprometimento de todos, em especial da gestão de topo, e trabalho árduo. Eis as principais etapas para estruturar um processo de recrutamento eficaz.

Etapa 1 - Defina os cargos com rigor

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Antes mesmo de começar o processo de recrutamento propriamente dito, é importante definir objectivamente os cargos para os quais está a recrutar. Reveja todas as funções inerentes a cada um deles. Não preencha imediatamente uma vaga assim que o empregado que a ocupava sai da sua empresa; talvez você chegue à conclusão que ela nem sequer tenha que ser preenchida porque, depois de analisar as funções inerentes a ela constatou que podem ser incluídas noutro cargo ou até desempenhadas por trabalhadores temporários em épocas em que haja "picos" de trabalho.

Etapa 2 - Descubra os melhores profissionais

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Em termos gerais, há cinco formas de descobrir os melhores candidatos. Elas são:

• Obtenha referências pessoais e profissionais: Investigue quais são os profissionais que gostaria de ter na sua empresa. Peça referências a outros empregadores, parceiros de negócios, colegas e ex-colegas, mas seja cauteloso: qualquer que seja a fonte de informações, procure o maior número de referências, mas não se comprometa a recrutar ninguém nesta fase.
• Recrute internamente: O melhor candidato para um emprego poderá já estar a trabalhar na sua empresa. A sua grande vantagem em relação a este tipo de candidatos é o facto de você já conhecer os seus hábitos de trabalho e a sua atitude.
• Não hesite em recrutar ex-empregados: Mantenha-se em contacto com os melhores profissionais que já trabalharam para si. Mesmo que eles nunca cheguem a regressar à sua empresa, poderão sempre recomendar colegas excelentes.
• Recorra a empresas de recrutamento: Em determinados casos, a melhor forma de descobrir os candidatos ideais é recorrer a empresas especializadas em recrutamento. Elas têm acesso a um leque muito mais vasto de candidatos e têm processos estruturados e profissionais de recrutamento e selecção.
• Seja criativo nos anúncios de recrutamento: Prepara cuidadosamente os anúncios que vai divulgar quando anda à procura de candidatos para determinada função e, sobretudo, escolha o meio ideal. Não "dispare" em todos os sentidos. Para acertar no alvo certo, também terá que utilizar os meios adequados.

Etapa 3 - Crie formulários de candidatura adequados

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Na maioria das empresas, é dada pouca atenção aos formulários de candidatura; são considerados necessários, mas não indispensáveis, nos quais os candidatos registam informações de rotina: nome, morada, telefone e algumas linhas para descreverem informações relativas a empregos anteriores e habilitações académicas. No fundo, é um resumo demasiado simplificado do currículo e não ajuda os empregadores a obterem informações adicionais relevantes acerca dos candidatos. Eis algumas características de um formulário de candidatura eficaz:

• Faça perguntas abertas: Para além das informações de rotina, faça perguntas abertas para tentar obter respostas o mais espontâneas possíveis por parte dos candidatos.
• Confirme os dados do currículo: Pode sempre utilizar as informações recolhidas nos formulários de candidatura para confirmar se coincidem com os dados presentes nos currículos; qualquer inconsistência poderá ser a razão para dispensar imediatamente o candidato ou para esclarecer a questão durante a entrevista de recrutamento.
• Adapte os formulários às categorias profissionais: Não utilize apenas um modelo de formulário para qualquer candidato. Adapte as perguntas a cada uma das categorias profissionais e teste as qualificações específicas de cada candidato para o cargo vago.
• Registe as informações numa base de dados: Mesmo que determinados candidatos não tenham o perfil adequado para o cargo vago, registe e guarde as informações dos formulários numa base de dados, de preferência informatizada. Mais tarde, poderá ter a necessidade de os contactar para outras vagas.
• Transforme-o em formato digital: Apesar de poder manter o tradicional formato em papel, um formulário de candidatura deverá estar disponível em formato digital. Desta forma, poderá disponibilizá-lo no site da sua empresa para que os candidatos o preencham online ou mesmo que o preencham directamente num computador quando se dirigem à sua empresa. Um formulário digital permite-lhe transferir e gravar imediatamente as informações dos candidatos na sua base de dados informática; se não tiver uma, crie-a urgentemente.

Etapa 4 - Leia as entrelinhas dos currículos

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Quando os currículos começam a chegar ao departamento de recursos humanos da sua empresa - depois de ter colocado um anúncio no jornal, contactado uma agência de empregos, um gabinete de estágios de uma universidade, uma empresa de recrutamento, entre outros - é importante que os registe numa base de dados de candidatos. Em seguida, separe os mais relevantes e arquive os que anula logo de início.

Analise cuidadosamente os currículos que mais suscitaram o seu interesse e aprenda a "ler nas entrelinhas", seguindo os conselhos seguintes:

• Procure dados concretos: Se não descobrir informações claras e objectivas em relação a determinados atributos num currículo, provavelmente é porque o candidato não os possui. Aproveite para esclarecer e testar esses assuntos na entrevista.
• Comece pelo fim: A maioria dos candidatos coloca as informações menos lisonjeiras no final do currículo porque espera que o recrutador não chegue a lê-las.
• Tenha cautela com os currículos sem datas: Seja cauteloso com os currículos funcionais (como o nome indica, são currículos nos quais os candidatos descrevem mais pormenorizadamente as funções que desempenharam no passado e as principais conquistas profissionais) que descrevem a experiência e as qualificações mas que não indicam as respectivas datas de realização. Esclareça-as com o candidato na entrevista e atente à atitude dele e quaisquer hesitações e incongruências.
• Procure candidatos com "mentalidade de negócio": Procure no currículo respostas para as questões: o candidato aprecia o facto de as empresas existirem para ganharem dinheiro? Quantas vezes é que o candidato contribuiu activamente para gerar valor acrescentado nos cargos que já ocupou?
• Filtre as informações supérfluas: Um currículo com excesso de informações pessoais - hobbies, desportos praticados, distinções obtidas enquanto criança, etc. - poderá indicar que o candidato tem falta de experiência e de qualificações relevantes.

Etapa 5 - Seleccione os candidatos por testes psicotécnicos

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Esta é mais uma etapa de selecção e filtragem de candidatos. Já conhece os currículos deles, agora é altura de provar algumas das suas qualificações práticas e aprofundar um pouco mais os seus conhecimentos acerca do perfil psicológico deles.

Pode fazer os testes psicotécnicos em grupo, reunindo os candidatos numa sala. As respostas são individuais e confidenciais. No final, estas devem ser analisadas e avaliadas por uma equipa de especialistas. Esta etapa é complexa e morosa, por isso, é muitas vezes eliminada dos processos de recrutamento mais simples ou, no outro extremo, é uma das principais causas por que muitas empresas subcontratam outras empresas especializadas em recursos humanos para fazerem a triagem dos candidatos.

Etapa 6 - Faça uma entrevista inteligente

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Escolhidos os candidatos mais adequados ao cargo vago através dos seus currículos e dos resultados dos testes psicotécnicos (se tiverem sido realizados), chegou a hora de os conhecer pessoalmente. Estabeleça o tempo adequado para cada entrevista e saiba exactamente quando e como as deve terminar. Há dezenas de perguntas que poderá fazer, dependendo do tipo de cargo a ser preenchido e do estilo e necessidades pessoais do entrevistador. Porém, existem oito questões básicas que deverá fazer aos candidatos, essenciais para conhecer melhor o seu perfil profissional e pessoal e confirmar algumas das referências feitas no currículo e nos testes. As perguntas são:

• "Por que é que pretende mudar de emprego?": Se o candidato disser mal do empregador actual ou passado, pense duas vezes antes de o contratar. Este tipo de respostas pode mostrar alguma falta de carácter; imagine o que poderá ir dizer de si a outro recrutador no futuro.
• "O que é que gostou mais no seu emprego mais recente?": Um candidato que não saiba dar uma resposta directa e objectiva talvez tenha dificuldades em pensar para além da mecânica básica de um cargo.
• "Se pudesse fazer algumas melhorias no seu último emprego, quais é que seriam?": A resposta pode ser um teste de fogo à criatividade dos candidatos.
• "Qual é que foi o projecto ou tarefa mais interessante que teve ao longo da sua carreira?": As razões dadas são mais importantes do que a natureza do projecto e podem dar-lhe algumas pistas valiosas acerca das motivações dos candidatos.
• "Descreva a pessoa com quem você gostou mais de trabalhar": As respostas poderão desvendar algo importante acerca da personalidade do candidato bem como as qualidade que ele ou ela admira.
• "Que tipo de pessoas é que mais o aborrecem?": Normalmente, as características negativas que os candidatos mencionam não se aplicam a eles próprios.
• "Descreva algumas tarefas inesperadas que o forçaram a reprogramar a sua agenda": Esta pergunta aberta faz com que os candidatos tenham que ir além das respostas "sim" e "não"; poderá testar a sua capacidade de gestão do tempo e, acima de tudo, perceber se eles estarão dispostos a trabalhar horas extra.
• "Que tipo de apoio é que necessitaria que lhe déssemos para ter um bom começo na nossa empresa?": Procure ponderação nas respostas. Um candidato que apresente uma lista racional, objectiva, viável e justificações para cada um dos itens enunciados demonstra um bom sentido de organização e planeamento. Dizer que necessita de demasiada ajuda ou, no outro extremo, que não necessita de nada não são atitudes que mostrem ponderação.

Etapa 7 - Confirme as informações

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Um recrutador não deve confiar cegamente nas informações de um currículo. É frequente os candidatos "exagerarem" nas suas qualificações e mesmo incluírem dados falsos. Entretanto, a empresa que recruta tem duas opções: ou confirma todos os dados ou arrisca e não confirma nenhum. Se o seu caso for o primeiro, então atente aos conselhos seguintes:

• Confirme as referências dos seus subordinados directos: Não perca tempo a confirmar as referências de todos os candidatos que sobreviveram às fases anteriores do processo de recrutamento. Limite-se às dos seus subordinados directos. Os outros gestores deverão fazer o mesmo nos seus departamentos.
• Não se atrase: Comece a sua investigação assim que o candidato lhe tenha dado todas as informações. Quanto mais tempo você demorar a contratar, maior será o risco de perder o candidato.
• Não dê demasiada atenção às referências escritas: As informações escritas que o candidato lhe dá não são, normalmente, as mais fidedignas. Não lhes dê mais atenção do que elas merecem, mas utilize-as como ponto de partida para as suas investigações posteriores.
• Procure informações não referidas pelo candidato: Contacte os empregadores anteriores do candidato e outras pessoas que lhe possam dar referências profissionais acerca dele. Crie uma rede de referências e relacione-as até obter uma imagem mais clara do candidato.
• Procure o máximo de referências para candidatos a cargos de topo: A confirmação das informações e a obtenção de referências adicionais acerca de candidatos a cargos de topo é ainda mais importante do que para os restantes candidatos. Contacte pessoas que tenham trabalhado com eles, se possível em quem você confie, de preferência via telefone; o correio é um meio muito pouco eficaz para obter referências.

Etapa 8 - Escolha o vencedor

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Neste momento, já deverá estar em condições de seleccionar o candidato ideal. Lembre-se: quanto melhor profissional ele for, maiores serão também as suas exigências. Mas se acha que de facto já encontrou a pessoa certa, entre em acção imediatamente e atente aos conselhos seguintes:

• Não adie a oferta: Não se atrase a contactar o candidato escolhido e a convocá-lo para uma reunião final. A notícia deverá ser dada pessoalmente; estes assuntos não podem ser tratados por telefone, e-mail nem tão pouco pelo correio.
• Não adie muito a data de entrada: Quanto mais tempo decorrer entre a oferta do emprego e a data de entrada em funções, maior será o risco de perder para outro empregador o candidato escolhido.

  Bibliografia

• Half, Robert; Finding, Hiring and Keeping the Best Employees; John Wiley & Sons.

  Referências

• Ehow.com- How to hire employees; www.ehow.com

Autor: Portal Executivo

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