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Como as equipas de melhoria ajudam a sua empresa

Índice

Introdução
Passo 1 - Criar uma infra-estrutura de coordenação
Passo 2 - Escolher os membros da equipa de melhoria
Passo 3 - Adoptar um método de trabalho adequado
Passo 4 - Estabelecer prioridades
Passo 5 - Respeitar os princípios da equipa
Passo 6 - Designar um facilitador
Passo 7 - Efectuar o registo das reuniões

Introdução

Ciclicamente, para se tornarem ou manterem competitivas, as empresas passam por processos de mudança organizacional. A adaptação aos mercados ou processos de fusões ou de downsizing levam a reestruturações, por vezes profundas, que implicam a conjugação de sinergias no seio da organização. A mudança implica sair do conhecido para o desconhecido. Implica a adaptação a novas realidades. Quais os obstáculos inerentes a uma mudança e como ultrapassá-los? Como reagirão os indivíduos face a um processo de reestruturação e como pode ele afectar o curso normal das empresas? A criação de equipas de melhoria responde a estas e a outras questões que se colocam num processo de gestão de mudança. Permitem alcançar os resultados desejados, evitando erros decorrentes que muitas vezes conduzem a relações laborais problemáticas e à saída de quadros competentes sem quaisquer benefícios para a empresa. Mas para que funcionem de forma eficaz, para que produzam ideias e apontem sugestões, necessitam de ser bem organizadas e bem coordenadas.

 

Passo 1 - Criar uma infra-estrutura de coordenação

No processo de gestão da mudança organizacional, a criação de uma infra-estrutura de equipas constitui o pilar fundamental de todo o esforço da reforma que se pretende levar a cabo.

modelo de gestão para o processo de mudança compreende nove estádios: A composição das equipas pode ser mais ou menos alargada, dependendo dos objectivos da reestruturação. Uma regra a observar na constituição destes grupos de trabalho é a

participação de indivíduos que serão eles próprios também alvo da mudança. A sua organização é de primordial importância para a eficácia dos resultados. Assim, as equipas devem ser estruturadas da seguinte forma:  

Passo 2 - Escolher os membros da equipa de melhoria

Tradicionalmente, as equipas de melhoria são compostas por gestores, colaboradores operacionais, membros ad hoc das áreas que serão afectadas pela mudança e um facilitador. Ao líder cabe-lhe a atribuição das tarefas, assim como assegurar que estas são levadas a cabo e acompanhadas.

Aos indivíduos que representam os departamentos, as divisões ou até mesmo a direcção compete-lhes levar para a equipa uma perspectiva estratégica dos processos. Por sua vez, os colaboradores de base realizam o trabalho que vai ser modificado, enquanto os membros ad hoc têm como missão identificar as áreas de sobreposição entre o trabalho da equipa e o das outras áreas.

Por fim, o facilitador tem como objectivo assegurar a realização de reuniões produtivas e levar a equipa a cumprir os prazos.

O trabalho das equipas pode estender-se por vários meses, dependendo da amplitude da reforma, mas estas extinguem-se assim que os resultados das melhorias introduzidas estiverem à vista.

 

Passo 3 - Adoptar um método de trabalho adequado

Para produzir resultados eficazes, a primeira tarefa da equipa de melhoria é perceber, sem margem para dúvidas, quais os objectivos da sua missão. O comité de direcção e a equipa de integração devem esclarecer qualquer dúvida quanto aos objectivos propostos e as orientações da reforma. Só depois de devidamente esclarecida estará em condições de levar à prática o seu trabalho.

A partir desse momento, pode começar a explicar ao resto da empresa qual o objectivo do seu trabalho utilizando um processo aberto de comunicação.

A equipa vai começar por proceder à análise do modelo do processo de mudança, identificando as áreas problemáticas, ou seja as áreas de custo elevado, ciclos temporais longos ou défices de qualidade.

Assim que o quadro se encontre totalmente delineado, a equipa pode iniciar o processo de recomendações. Mas nunca antes desta fase. A tendência, natural, para apresentar de início soluções de melhoria deve ser evitada até todos os membros da equipa terem uma análise completa da situação. Nesta altura, inicia-se um processo criativo, uma fase de discussão de ideias.

Algumas regras para a fase de discussão/criatividade:  

Passo 4 - Estabelecer prioridades

As ideias produzidas devem ser alinhadas por ordem de prioridade, tendo em conta a sua exequibilidade. A análise deverá ser conduzida tendo em conta as seguintes questões: Concluída esta fase, a equipa parte agora para a concepção da proposta de melhoria, que será submetida ao comité de direcção. Esta proposta deve ser extremamente detalhada e incluir a seguinte informação: objectivo da equipa; a sua composição; descrição do processo; melhorias propostas; benefícios das melhorias propostas; custos das melhorias, desafios e formas de os abordar, teste-piloto; fornecimentos e equipamento; sistemas de apoio; formação; nova disposição física; distribuição do trabalho; limites de tempo; comunicação; medição do sucesso; reforços; responsabilidades de gestão do processo.

 

Passo 5 - Respeitar os princípios da equipa

O trabalho das equipas de melhoria deve girar em torno de um conjunto de princípios, previamente estabelecidos e que funcionarão como fio condutor de toda a acção e contribuirão para a eficácia do grupo.

Algumas regras a observar: Estas são apenas algumas regras. O facilitador pode propor outras.

 

Passo 6 - Designar um facilitador

O trabalho da equipa de melhoria e consequentemente os seus resultados dependem em muito do facilitador. Como anteriormente referido, o seu trabalho consiste em tornar dinâmicas e produtivas as reuniões, evitando que se afastem do seu objectivo ou dos assuntos agendados.

Por isso, o facilitador deve:  

Passo 7 - Efectuar o registo das reuniões

Entre as tarefas da equipa de melhoria, o registo das reuniões assume especial relevância. Ele permite "gravar" tudo o que se passa quando a equipa se junta, desde as decisões tomadas até à preparação do próximo encontro. Não se deve confiar apenas na memória. As notas permitem pôr as pessoas que eventualmente faltaram a uma reunião ao corrente de tudo o que se passou. Por isso, deverão as notas deverão ser claras e sintéticas, não ultrapassando as três páginas A4, sob risco de não cumprirem o seu verdadeiro papel.

As notas de registo de reuniões devem conter: Glossário Equipa de melhoria: grupo composto por gestores e empregados que em conjunto avaliam e promovem a gestão da mudança

Facilitador: indivíduo que apoia as equipas de melhoria na condução das reuniões

  Bibliografia   Referências

Autor: PME Negócios