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Como preparar e gerir uma reunião

Índice

Introdução
Abordagem evolutiva das reuniões
Como realizar uma reunião de sucesso
Fase 1: Antes da reunião
Fase 2: Durante a reunião
Fase 3: Após a reunião


Introdução

Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos segredos é levar os participantes a darem o seu contributo e participarem activamente no cumprimento dos objectivos do encontro. Isto porque quando as reuniões não correm bem, os participantes consideram que o gestor não é um bom moderador e podem pôr em causa as suas qualidades como chefe de equipa. É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente.


Abordagem evolutiva das reuniões

Actualmente, considera-se que as reuniões devem ser menos frequentes e mais curtas, sendo mais produtivas. Algumas teorias adoptam uma abordagem evolutiva do grupo de trabalho ao longo das reuniões, que passa pelas seguintes etapas:


Como realizar uma reunião de sucesso

Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.

As fases seguintes foram testadas por especialistas como as mais eficazes para realizar a reunião perfeita.


Fase 1: Antes da reunião

Para quem convoca a reunião, ela não começa apenas quando todos os participantes estão reunidos numa sala. Há que preparar tudo antecipadamente para que nada falhe no momento certo. Eis as tarefas que deverá cumprir antes da reunião:

Fazer um plano

Construa um plano objectivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda respondendo às seguintes perguntas:

Divulgar o plano da reunião

Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo:

Antecipar o que pode correr mal

Mais vale prevenir - com algum tempo passado no planeamento - do que remediar - devido a horas de má preparação ou à falta dela. A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões deve-se a mal entendidos face aos objectivos ou a receios provocados por uma falta de clareza na sua apresentação prévia a todos os participantes. Para evitar que isto aconteça:


Fase 2: Durante a reunião

Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não "largue as rédeas" nem deixe que ela se comece a desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle cada momento. Em seguida, são apresentadas as regras que deverá cumprir durante a reunião e as formas como deverá lidar com os comportamentos dos vários participantes.

Cumpra as regras

São normas simples, mas que o farão sentir-se mais confortável na sua função e que o farão passar uma imagem mais profissional.

Controle os comportamentos

O papel do facilitador ou moderador de uma reunião também passa por saber controlar comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia. Em seguida, são apresentados os principais tipos de pessoas que poderá ter numa reunião e algumas técnicas de intervenção que permitem dissipar a tensão:


Fase 3: Após a reunião

Se acabou a reunião nos prazos previstos, ganhará o respeito dos participantes. E conquistá-los-á ainda mais pela positiva se lhes enviar rapidamente o feedback da reunião. Faça circular os resultados e as principais conclusões rapidamente, com as decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com dia e hora marcadas.

Bibliografia Referências

Autor: Portal Executivo