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Como fazer um plano de comunicação interna

Índice

Introdução
Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno
Passo 2 - Organizar o plano de comunicação
Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Introdução

A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de corredores ou durante a pausa para café são um espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiança.

Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno

Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, está a executar o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados.

Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa: O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de acção é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa segundo o método de quotas. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico.

As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultora externa, são outros meios de executar o diagnóstico interno.

A postura da direcção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes questões: Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as actividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la.

Após a análise, os resultados devem ser apresentados à equipa que vai desenvolver o plano de comunicação.

Passo 2 - Organizar o plano de comunicação

A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual política de comunicação, da cultura da empresa, as percepções e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a direcção deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos da comunicação interna.

A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projecto. Lembre-se que a sua empresa é constituída por várias pessoas e grupos. Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo de funcionários com um nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada.

Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação.

Na definição dos objectivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável, a política de comunicação deve ser: O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direcção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e públicos.

É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de director de comunicação. Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de quem será responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Outra hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área.

A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna, cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver.

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Definidos os objectivos do plano de comunicação, cabe ao responsável pela gestão do plano, identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicação uma ferramenta do dia-a-dia.

A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados: Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação: Bibliografia Referências

Autor: PME Negócios