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Como delegar decisões eficazmente

Índice

Introdução
Princípios da delegação de decisões eficaz
Decida quais as tarefas a manter e a delegar
Delegue por etapas
Conclusão


Introdução

O gestor tipicamente latino gosta de dominar no trabalho. Controlar tudo aquilo que se faz. E, por isso, é relutante em delegar uma série de tarefas. Mas, na verdade, recusar-se a delegar é uma armadilha na gestão do tempo. Não se manda a secretária tirar fotocópias só por orgulho: esta tarefa ela consegue fazer mas, em contrapartida, não pode redigir o relatório que você precisa de preparar para o dia seguinte. Lembre-se: é melhor pôr dez pessoas a trabalhar do que fazer o trabalho de dez pessoas.


Princípios da delegação de decisões eficaz

Há alguns princípios básicos que um gestor de topo deve respeitar para delegar com eficácia. São eles:


Decida quais as tarefas a manter e a delegar

Não pode delegar todas as tarefas, porém, se fizer uma listagem das que você desempenha, certamente chegará à conclusão que não é a única pessoa a poder fazê-las. Saiba exactamente quais é que pode delegar e, mais importante, quem é que tem qualificações para as desempenhar tão bem quanto você.

Avalie e seleccione as suas tarefas de acordo com o esquema seguinte:

Imagem

Tarefas a manter

Em geral, as tarefas que um gestor de topo deve manter enquadram-se nas oito categorias seguintes:

Tarefas a delegar

As tarefas mais óbvias de delegar, e as que geralmente consomem mais tempo, são as de rotina. Mas podem surgir outras áreas em que sócios ou subordinados sub-aproveitados saibam fazer melhor. Lidar com reclamações ou comunicar más notícias podem ser feitos por pessoas que possuem esse talento escondido. Comece por identificar aquilo que melhor sabe fazer, como o contacto com os clientes. E depois delegue os assuntos que outros farão mais rapidamente ou sem tanto prejuízo pela perda de tempo.


Delegue por etapas

Depois de ter classificado as tarefas, chegou o momento de as delegar. Rodear-se das melhores pessoas possíveis fará com que nunca mais pense que é melhor fazer as coisas sozinho. E poderá concluir que certas tarefas ficam melhor do que se as tivesse, de facto, feito sozinho.

Uma delegação eficaz permitir-lhe-á aceitar projectos mais ambiciosos do que poderia fazer isoladamente, repartir os riscos e criar um espírito de equipa. Recomenda-se, no entanto evitar o pau de dois bicos da delegação: se não souber delegar, de facto, acabará por ter de retomar a tarefa, perdendo tempo e talvez ficando com um inimigo.

Êm seguida, apresentam-se as principais etapas da delegação de funções:

Etapa 1 - Escolha as pessoas certas

Delegue nos subordinados que sabe que podem aceitar responsabilidades. Nem todas as pessoas conseguem fazê-lo. Escolha-as cuidadosamente e assegure-se de que são competentes, empreendedoras, proactivas e de preferência (ainda) melhor organizadas do que o chefe, para além de não recearem novos desafios.

Etapa 2 - Avalie as competências dos subordinados

Delegue em função das competências e interesse das pessoas, adequando-as à tarefa.

Etapa 3 - Aproveite a curva de aprendizagem

Não esqueça a realidade da curva da aprendizagem: a primeira tarefa delegada pode não correr da melhor forma. Não caia na tentação de pegar no assunto por si antes de avaliar o tempo que pode poupar a longo prazo se a pessoa aprender sozinha.

Etapa 4 - Comece por delegar tarefas menos importantes

Reduza os riscos delegando tarefas menores de início: limita os estragos em caso de fracasso e ajuda a construir a auto-estima da pessoa que assumiu aquela responsabilidade.

Etapa 5 - Informe as pessoas das razões da tarefa

Não se limite a explicar apenas o que é que elas devem fazer. Quando as pessoas percebem como se enquadra o seu trabalho no processo, podem reagir melhor quando as coisas correm mal ou quando você não está presente e inovarem. Prepare-se para receber novas ideias sobre as tarefas. Um cunho pessoal poderá mesmo trazer inovações. Oiça as sugestões mesmo que não tenha intenção de segui-las.

Etapa 6 - Comunique com clareza

Comunique de forma a ter a certeza que passou correctamente a informação relativa ao que é preciso fazer. Pode mesmo pedir que lhe repitam as instruções: ficará surpreendida com o que pode ouvir.

Etapa 7 - Registe as tarefas que delegou e a quem

Faça uma lista de tudo o que delegou e a quem, e vá anotando os progressos. Peça sugestões de prazos para o cumprimento das tarefas e diga se tem urgência. Algumas pessoas pegam no telefone ou na caneta minutos depois de lhes entregarem a tarefa, outras só pegam no assunto no dia seguinte: descubra com quem está a lidar.

Etapa 8 - Dê importância a qualquer tarefa

Diga sempre à pessoa que é a melhor possível para a tarefa. Mesmo que se trate de agrafar relatórios, diga que o trabalho deve ficar com um aspecto "de primeira qualidade".

Etapa 9 - Garanta as condições necessárias ao desempenho das tarefas

Forneça a formação necessária às pessoas para desempenharem as tarefas que lhes foram confiadas ou conceda o tempo e recursos necessários para que a pessoa aprenda.

Etapa 10 - Procure delegar uma tarefa completa

As linhas de montagem automóvel, por exemplo, passaram de uma divisão de tarefas por porcas e parafusos para equipas que construíam o carro quase de raíz. A margem de erros diminuiu drasticamente.


Conclusão

Em suma, existem dois segredos importantes na delegação:   Bibliografia Referências

Autor: Portal Executivo