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Como conceber um sistema de informação na empresa

Índice

Ponto 1 - Conceito
Ponto 2 - Objectivos
Ponto 3 - Concepção
Ponto 4 - Outras regras
Ponto 5 -As três funções de um Sistema de Informação

Ponto 1 - Conceito

A informação sempre foi importante, essencial mesmo, para a tomada de decisão e, portanto, para qualquer acto de gestão. Mas hoje, o volume de informação disponível conheceu um crescimento exponencial. Actualmente não há falta de informação mas sim excesso de dados. Uma consequência desta realidade é que é preciso organizar essa mesma quantidade de dados. E é para isso que existem os Sistemas de Informação.

O que é um Sistema de Informação e o que deve conter? Podem dar-se várias definições de sistemas de informação mas, mais importante do que um rótulo fixo, é importante compreender do que é que falamos quando pensamos nesta realidade, presente nas organizações e nas empresas, sejam elas grandes ou PME. Trata-se de um conjunto, composto por várias componentes como computadores, pessoas, processos, etc., que permite produzir, recolher e armazenar dados. E esses dados constituem a informação que é essencial para a grande maioria das tomadas de decisão, nomeadamente quando se está a gerir uma empresa.

Assim definido, um Sistema de Informação engloba vários elementos:

Ponto 2 - Objectivos

Quais os objectivos que a empresa pretende atingir quando instala e põe a funcionar um Sistema de Informação? A informação é um recurso vital, ao mesmo nível que os recursos humanos ou os financeiros. De forma simples, o sistema de informação deve ser capaz de ajudar a empresa a atingir os seus objectivos. As finalidades principais dos sistemas de informação numa empresa são: A melhor coisa a fazer, quando se definem objectivos numa organização, é que estes sejam claros, se possível mensuráveis e concisos. Assim, numa abordagem mais global, os Sistemas de Informação devem ter por finalidade fornecer dados organizados, de forma a ajudar os gestores e decisores, sejam eles de topo, intermédios / de coordenação ou ao nível operacional, a tomar as decisões certas rapidamente e com um mínimo de risco. Podem-se, em seguida, definir objectivos específicos para os vários departamentos e níveis hierárquicos da empresa. Neste ponto é essencial ter em mente que os objectivos específicos de cada departamento não podem contradizer os objectivos globais mas devem reforçá-los.

Os sistemas de informação, se bem concebidos e bem trabalhados numa empresa podem trazer vantagens aos mais variados níveis. Por exemplo:

Ponto 3 - Concepção

A base de qualquer sistema deste tipo é a sua divisão em sub-sistemas. De facto, não faz sentido concentrar toda a informação num só ponto. É preciso arrumá-la de forma a estar acessível e ser útil para que precise dela, dentro da empresa. Não se pode estabelecer de forma definitiva e indiscutível qual a melhor concepção de um Sistema de Informação para toda e qualquer empresa. A construção de um sistema de recolha, tratamento, armazenagem e disponibilização de dados importantes para a empresa vai depender de muitos factores como sejam o sector de actividade ou o estilo de gestão, entre outros. No entanto, podem-se definir duas grandes formas de pensar e, posteriormente de organizar, o sistema de informação de qualquer organização.

Assim, os sistemas de informação podem ser divididos em sub-sistemas de informação segundo dois critérios:

Ponto 4 - Outras regras

Qualquer um destes sub-sistemas pode, por sua vez ser dividido em sub-áreas, segundo a dimensão e as necessidades da empresa.

Para que um sistema assim construído - segundo qualquer uma das duas ópticas - seja efectivamente eficaz, é indispensável que esteja assegurado o rápido intercâmbio de informação entre os vários sub-sistemas. Estes não podem nem devem ser estanques. O cruzamento da informação permite retirar do processo todo o seu potencial para uma gestão global eficaz da organização. Só assim, os diversos departamentos ou unidades de uma empresa se podem complementar e deslocam-se todos na mesma direcção.

Assim, os sub-sistemas devem

Ponto 5 -As três funções de um Sistema de Informação

  Bibliografia   Referências

Portugal Telecom: www.ptsi.pt
Motivus: www.motivus.pt
Multibase; www.multibase.pt
Systemhouse: www.systemhouse.pt

Autor: PME Negócios