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Como seleccionar e negociar com os transportadores

Índice

Introdução
Passo 1: Analise os custos de transporte
Passo 2: Calcule os custos fixos
Passo 3: Calcule os custos variáveis
Passo 4: Faça uma estimativa final de custos
Passo 5: Elabore um caderno de encargos
Passo 6: Seleccione o transportador

Introdução

O progressivo movimento de subcontratação das operações logísticas, nomeadamente de armazenagem e transporte, surge como resposta à preocupação das empresas quanto à maior produtividade global da cadeia logística. Historicamente este objectivo era dificultado pela ausência de parceiros competentes no mercado. Este problema tem vindo a ser atenuado pela entrada de novos operadores, cada vez mais especializados.

A preocupação de concentração no negócio principal das empresas tem contribuído para que cada vez mais funções sejam subcontratadas. Esta realidade reforça a importância de uma selecção adequada dos parceiros logísticos, da negociação dos termos aplicáveis à prestação do serviço e das formas de comunicação subjacentes a esta relação de carácter continuado.

Vejamos então os aspectos mais relevantes relacionados com estas decisões.

Passo 1: Analise os custos de transporte

Um dos aspectos mais importantes a considerar na selecção de um transportador é, naturalmente, o custo dos seus serviços. Nesta perspectiva, uma empresa que decida recorrer a transportadores externos deve realizar uma análise prévia dos custos de transporte, por forma a estar mais habilitada a negociar os preços e condições de prestação do serviço. Esta aproximação pode ainda ser útil caso a empresa venha a decidir realizar o transporte por conta própria - assim poderá ter um termo de comparação para a sua eficiência interna na realização dessa actividade.

Uma boa abordagem para iniciar esta estimativa de custos é considerar a utilização de veículos padrão, com peso bruto de 15, 19, 24 e 40 toneladas, para proceder ao transporte de cargas completas (de 9, 11, 15 e 24 toneladas, respectivamente). Na análise que explicaremos nos pontos seguintes vamos considerar apenas o meio de transporte rodoviário pela sua preponderância em Portugal, embora este mesmo raciocínio possa ser aplicado a qualquer outro meio de transporte. Assim, os passos a realizar para obter uma estimativa de custos são os seguintes:

Passo 2: Calcule os custos fixos

Neste passo devem ser calculados os seguintes elementos:

Passo 3: Calcule os custos variáveis

Em termos de custos variáveis, deverão ser analisadas três componentes: Os valores apresentados permitem um cálculo do custo por Km, para cada tipo de veículo e para as duas situações de tráfego apresentadas.

Passo 4: Faça uma estimativa final de custos

Tendo em conta os diferentes tipos de custos fixos e variáveis, é possível chegar a uma estimativa de custos para cada tipo de veículo e de tráfego, considerando os seguintes pressupostos adicionais: Estes pressupostos poderão ser utilizados para o apuramento dos custos totais por unidade de tempo, por Km percorrido ou por tonelada - consoante o nível de análise que a empresa considere relevante. Por exemplo, se considerarmos que existem 192 dias produtivos no ano, conseguimos obter o número potencial de horas de circulação do transporte. Descontando o tempo médio de carga / descarga para o tipo de veículo seleccionado (2 ou 3 horas por dia), obtemos as horas de transporte efectivas. A partir deste valor, e considerando a velocidade média do veículo (cargas regionais ou nacionais), podemos chegar ao número de Kms que o veículo pode percorrer durante o ano (ou outro período considerado). Esta informação permite apurar, por exemplo, os custos fixos por Km. Este raciocínio pode também aplicar-se à capacidade de cada tipo de veículo para apurar o custo por tonelada.

Este tipo de raciocínio pode facilitar a avaliação das propostas dos transportadores. Esta informação pode ser relevante para uma empresa que gere uma frota própria, que subcontrata a terceiros ou que actua como subcontratada.

Passo 5: Elabore um caderno de encargos

A selecção de um transportador será também determinada pelo sucesso das negociações quanto às condições relativas aos serviços prestados. Estas, numa fase final, serão formalizadas em documentos específicos, tais como um caderno de encargos ou um contrato. Qualquer um destes documentos deverá ser muito preciso, fixando as condições em que os serviços deverão ser prestados. Os termos da prestação do serviço, pela sua complexidade, deverão ser claramente estabelecidos, assim como as formas de controlo dos resultados. Este factor justifica a presença cada vez mais frequente de terminais informáticos nas instalações dos transportadores, que permitem aos subcontratantes um controlo em tempo real. Este controlo é especialmente importante quando é delegada a exploração da rede de distribuição de produtos cuja fiabilidade deve ser absoluta. Há que não esquecer que um dos objectivos da logística consiste em reduzir o nível de stocks, ou seja, diminuir a inércia do sistema de escoamento dos produtos, do qual se espera a maior fluidez.

A relação entre a empresa subcontratante e o transportador deve ser regulada através do referido caderno de encargos ou contrato, que define normas muito precisas quanto aos custos, qualidade e prazos para a prestação do serviço. Este documento deverá prever um conjunto de cláusulas essenciais: Estes aspectos deverão ser avaliados na fase de negociação, momento em que as condições proporcionadas por vários transportadores serão comparadas e hierarquizadas, conduzindo à decisão final quanto ao prestador de serviço a seleccionar.

Passo 6: Seleccione o transportador

Uma vez determinado o custo e as condições de prestação de serviço de vários transportadores, há ainda dois pontos adicionais relevantes que podem influenciar a sua decisão final:

Número de operações a adjudicar

Nesta fase será necessário fazer uma identificação clara das operações a atribuir ao transportador escolhido. Na realidade, muitas vezes este prestador de serviço já executa (ou pode vir a executar) funções que vão muito além do transporte - sendo, neste caso, um verdadeiro operador logístico. As propostas apresentadas pelos transportadores poderão incluir serviços que a empresa não pretende utilizar na sua totalidade ou, no outro extremo, serviços que a empresa não estaria a pensar em adjudicar externamente mas que, face à atractividade da proposta, poderá acabar por o fazer.

Assim, nesta fase, será necessário definir definitivamente quais as funções a transferir para o transportador. Actualmente, a cadeia de transporte pode articular uma multiplicidade de operações, tais como:

Tipo de produtos a adjudicar

Outra restrição importante a considerar na escolha final de um transportador é o tipo de produto. Alguns produtos, pelas suas características, exigem condições específicas de transporte e armazenagem. Por exemplo, os produtos alimentares, os produtos frescos e congelados, ou os produtos inflamáveis, exigem que o transportador seleccionado disponha de uma frota com características especiais.

Nestes casos particulares, saber se o transportador está, de facto, em condições para prestar um serviço exemplar no transporte e manuseamento deste tipo de produtos será uma variável de decisão bem mais importante do que o preço. Para os casos genéricos, a decisão final quanto ao transportador a seleccionar irá depender, sobretudo, do facto deste disponibilizar os serviços pretendidos, com o nível de qualidade e cumprimento de prazos desejados e a preços competitivos (conclusão obtida face à realização prévia de uma análise de custos) .

Glossário Bibliografia

Autor: Portal Executivo