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Como planear e gerir uma mudança de instalações

Índice

Introdução
Passo 1 - Planear a mudança
Passo 2 - Nomear um responsável de projecto
Passo 3 - Determinar quem muda para onde
Passo 4 - Instalar as infra-estruturas técnicas
Passo 5 - Escolher a empresa de mudanças
Passo 6 - Mudar o pessoal

Introdução

Mudar de instalações é uma importante decisão a tomar na vida da empresa.

Normalmente associada ao crescimento e expansão de uma empresa, a mudança de instalações, apesar dos incómodos, deve ser encarada com optimismo. No entanto, do ponto de vista psicológico, é sempre associada a conceitos negativos como a ruptura.

Cada empresa, tendo em conta a sua cultura específica, deve manter os trabalhadores o mais informados possível sobre a estratégia da mudança. Nesta situação, não há nada pior do que manter o secretismo. Reuniões gerais, almoços, cocktails, newsletters, e-mail, as escolhas são múltiplas para explicar a nova fase que a empresa vai atravessar. A comunicação deve ser a mais directa possível, de forma a evitar alterações na informação, devendo, por isso, evitar-se a transmissão das informações através da cadeia hierárquica.

Nunca é demais explicar as razões da mudança, frisando sempre os aspectos positivos como a situação económica favorável da empresa e a necessidade de se adequar ao mercado e às exigências dos clientes. Factores que implicam a expansão.

Mas, atenção: não se devem dar expectativas erradas.

Passo 1 - Planear a mudança

A primeira e única regra básica na mudança de instalações de uma empresa é o planeamento.

São vários os critérios a considerar quando uma empresa planeia uma mudança deste tipo:

Passo 2 - Nomear um responsável de projecto

Para lidar com toda a logística da mudança a empresa deve nomear um responsável de projecto, um passo que deve ser seguido tanto nas pequenas como nas médias empresas.

O responsável de projecto é alguém: Se não existir na empresa uma pessoa com estas características, então deve ser contratada do exterior. Esta pode vir a revelar-se a decisão mais acertada, embora numa primeira impressão não seja a solução ideal por ser a mais cara.

Passo 3 - Determinar quem muda para onde

Num processo de mudança o primeiro passo não é contratar um arquitecto, mas definir quem vai mudar, para onde e a forma de reagrupar as pessoas. Só depois entra o arquitecto porque não é da sua competência definir "quem muda para onde", decisões que envolvem critérios de ordem orgânica e funcional de cada empresa.

A arrumação do pessoal da empresa tem, em parte, a ver com status. É necessário definir quem tem direito a gabinete, quem ocupa as áreas mais nobres, com mais luz e optar ou não por um open space.

A distribuição obedece a regras de bom senso e lógica, tendo em atenção que um dos objectivos da mudança de instalações é aumentar a rentabilidade da empresa. A direcção fica com as zonas mais nobres, ou seja, os gabinetes privados ou as áreas mais luminosas e sossegadas do escritório, caso se opte por um open space. E aqueles que trabalham mais próximos da direcção devem ficar posicionados perto da mesma. A localização das salas de reuniões não deve ficar muito afastada desta área.

Agrupar as pessoas por equipas ou secções de acordo com as funções exercidas poderá também ajudar a aumentar a produtividade. À partida deve ser equacionada a possibilidade de aumentar o número de postos de trabalho sem ser necessário reestruturar toda a orgânica da empresa.

A hierarquização dos lugares obedece a critérios como Mas é o aspecto funcional que deve ser privilegiado e não os "privilégios" de cada pessoa.

Um pequeno espaço de lazer, onde os trabalhadores poderão tomar café ou fumar um cigarro, no caso de um escritório "verde", e aliviar a tensão do trabalho, ajudará a tornar todo o escritório mais sossegado, criando assim um melhor ambiente de trabalho.

O arquitecto, na posse da informação de "quem muda para onde", irá gerir toda a remodelação, tendo em conta a função a dar ao espaço, mas sempre sob a supervisão do gestor de projecto. É a esse interlocutor único que o arquitecto deve apresentar opções como o tipo de mobiliário ou revestimentos.

O primeiro problema surge neste ponto porque as sugestões do arquitecto, normalmente, atingem valores superiores ao orçamento atribuído inicialmente.

Passo 4 - Instalar as infra-estruturas técnicas

Existem três infra-estruturas a ter em conta: energia eléctrica, informática e telecomunicações. Eventualmente, pode-se acrescentar o ar condicionado.

Passo 5 - Escolher a empresa de mudanças

A empresa de mudanças deve ser contratada para fazer todo o serviço porque os custos não são demasiado elevados e as soluções de recurso acabam por se revelar desastrosas.

A escolha da empresa de mudanças deve ter em conta os seguintes critérios: O responsável de projecto deve elaborar um inventário do material a transportar, verificar o seu estado após a entrega e não hesitar em registar qualquer reclamação relacionada com a mudança.

Passo 6 - Mudar o pessoal

Depois das instalações estarem totalmente prontas então deve-se começar a organizar a mudança das pessoas.

A primeira condicionante é o impacto no serviço. Há que avaliar o tempo máximo que cada trabalhador/ serviço pode ficar imobilizado e decidir quando fazer a mudança: dias de semana, fim-de-semana, horas de serviços ou depois do expediente.

Deve ser elaborada uma matriz de planeamento que determine quem deve mudar em primeiro lugar e elaborar um plano de contingência para as pessoas que se encontram de férias, ausentes em serviço ou doentes.

O pormenor é a palavra de ordem nesta fase. Cada trabalhador tem de transferir três coisas, merecendo cada uma delas um tratamento diferente: Referências

Autor: PME Negócios