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Como gerir as existências

Índice

Introdução
Passo 1 - Elaborar um plano de operações
Passo 2 - Fazer um plano de necessidades de materiais
Passo 3 - Escolher os fornecedores
Passo 4 - Escolher a qualidade dos materiais
Passo 5 - Avaliar os factores-chave para a política de existências
Passo 6 - Calcular o stock de segurança
Passo 7 - Gerir o stock
 

Introdução

Gerir os stocks - ou as existências - é uma questão que é frequentemente negligenciada nas empresas industriais e mesmo comerciais. No entanto, esta é uma questão fundamental já que uma boa gestão de stocks pode fazer a diferença entre a viabilidade da empresa e sérias dificuldades financeiras. Não é por acaso que os japoneses se debruçaram com extrema atenção sobre este problema e inventaram sistemas tão conhecidos como o Just-In-Time (JIT) ou o Kanban, entre outros. Mesmo uma pequena empresa tem que gerir um número elevado de stocks. Tem portanto que encontrar um equilíbrio justo entre os custos de gestão das diferentes existências e o risco em que incorre se houver uma ruptura.

Passo 1 - Elaborar um plano de operações

Um plano de operações é um documento importante para qualquer empresa que tenha que comprar matérias-primas. Trata-se de um documento onde estão indicados com pormenor e para cada operação ou tarefa a ser efectuada na empresa, o seguinte: A estes elementos, devem ser acrescentados dois itens que têm a ver com a avaliação e o controlo: É com base neste documento que o empresário deve avaliar o seu método de produção.

Passo 2 - Fazer um plano de necessidades de materiais

Em função do plano de operações efectuado, é agora necessário avaliar todos os recursos materiais, ou seja não só as matérias-primas do ponto de vista clássico mas também todos os outros componentes, que serão necessários para a execução das variadas tarefas, nomeadamente a elaboração de produtos a serem vendidos no mercado.

Para elaborar o plano de necessidades de materiais é preciso basear-se no plano de operações anteriormente descrito mas também na estrutura do produto e na política de existências escolhida pela empresa.

A estrutura do produto

A estrutura do produto está consubstanciada num documento que indica com extrema precisão todos os componentes que integram cada produto a ser fabricado. É fácil compreender que este documento pode ser extremamente extenso. Mas não é tudo. É preciso, também nesta fase, avaliar todos os materiais de substituição ou alternativos que podem ser utilizados, em função: Tudo isto deve ser feito em função da estratégia da empresa: por exemplo, o mercado que a empresa quer alcançar é mais sensível à qualidade ou ao preço?

Ainda nesta fase, é necessário definir, em relação aos materiais propriamente ditos: E finalmente, já não em relação com as características físicas dos materiais mas sim com o seu manuseamento, importa referir:

A política de existências

É a política de existências que vai definir o nível de stocks que a empresa pretende adoptar. É claro que este nível vai depender de muitos factores, internos e externos à empresa. A saber:

Passo 3 - Escolher os fornecedores

A escolha dos fornecedores é uma fase crítica para muitos negócios, sobretudo quando estão na sua fase de lançamento. Escolher precipitadamente um fornecedor e fechar contrato com ele sem avaliar o mercado pode ser um erro que custará caro à empresa, no futuro. Assim, uma vez definidos os materiais necessários, é preciso avaliar os fornecedores de cada um dos materiais sob vários aspectos: Uma vez identificados estes elementos e assim excluídos algumas das potenciais empresas fornecedoras, é importante visitar os fornecedores de modo a avaliar, na medida do possível: Um método mais analítico para avaliar potenciais fornecedores passa por: Uma vez escolhidos os fornecedores é altura de assinar o contrato de fornecimento, com os deveres e obrigações das duas partes.

Duas notas finais:

Passo 4 - Escolher a qualidade dos materiais

A tentação a evitar a todo o custo é a de comprar barato. Não gastar muito com as compras de matérias-primas pode ser uma forte tentação sobretudo para os negócios em fase de lançamento mas pode ser fatal para o desenvolvimento da empresa e a sua afirmação no mercado. Frequentemente, mais vale retardar o arranque ou atrasar o break-even point, volume de vendas que permite recuperar os custos fixos, e fabricar um produto que tenha qualidade aos olhos dos clientes. Uma estratégia de colocar o produto num segmento baixo (qualidade percebida média e preço baixo) é perfeitamente defensável, se houver mercado para tal, mas uma decisão desse tipo inviabiliza ou, pelo menos, dificulta extraordinariamente um posterior ataque a segmentos mais altos do mercado, sobretudo utilizando a mesma marca. Assim, alguns construtores de automóveis japoneses, cujos modelos foram considerados fiáveis mas baratos durante a década de 70, preferiram mudar a marca dos seus automóveis para atacar o segmento dos carros de luxo.

Passo 5 - Avaliar os factores-chave para a política de existências

Ter um volume de stocks muito baixo representa um risco muito elevado para uma empresa. Ser incapaz de fornecer os revendedores e os clientes finais pode danificar seriamente a imagem da empresa criando-lhe sérias dificuldades. Por outro lado, ter stock em excesso representa uma imobilização de capital difícil de suportar financeiramente. Para isso, a empresa tem que definir muito claramente qual a política de existências que pretende adoptar. A decisão do nível de aprovisionamentos que a empresa deve ter depende de três factores:

Passo 6 - Calcular o stock de segurança

O stock de segurança representa o stock adicional às existências normais que permite minimizar os impactes de um aumento inesperado da procura por parte dos clientes e um atraso não previsto no fornecimento dos fornecedores, ou seja um aumento do seu prazo de entrega. Tem por finalidade principal evitar uma rotura de stocks.

O stock de segurança é a quantidade de produtos equivalente ao número de dias de vendas (número de produtos vendidos por dia em média) a considerar para conseguir satisfazer as encomendas no caso de falhas ou atrasos por parte dos fornecedores.

Existem várias formas de calcular o stock de segurança:

Passo 7 - Gerir o stock

Como foi dito, o número de matérias-primas que uma empresa industrial, mesmo de pequena dimensão, tem de possuir, e consequentemente tem de gerir, pode ser extremamente elevado. Mas nem todas as existências precisam de ser tratadas, ao nível da compra e do armazenamento, com o mesmo cuidado. Assim, pode-se aplicar o método ABC, que consiste no seguinte: É de referir que na classe A encontrar-se-ão normalmente menos de 10% dos artigos, na classe B, algo como 20 a 30% e na classe C, de 70 a 80%.

  Bibliografia:

Autor: PME Negócios