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Aspectos jurídicos da prestação de contas

Índice

Introdução
Ponto 1 - Documentos necessários para a prestação de contas
Ponto 2 - A quem compete a preparação e elaboração dos documentos
Ponto 3 - Prazo dentro do qual devem ser apresentados
Ponto 4 - A aprovação dos documentos da prestação de contas
Ponto 5 - O depósito e registo na conservatória do registo comercial
Ponto 6 - As publicações exigidas
Ponto 7 - A declaração fiscal de rendimentos

Introdução

A prestação de contas representa um momento essencial no ciclo anual das sociedades comerciais por quotas e anónimas. É necessário elaborar e apresentar os documentos anuais que evidenciam a situação económico-financeira das sociedades e os resultados das operações por estas realizadas, para efeitos da sua apreciação e aprovação na Assembleia Geral, fazer o depósito da documentação na respectiva conservatória do registo comercial e requerer o seu registo e publicações nos jornais oficiais. Qualquer que seja o tipo de sociedade a prestá-las, é ainda obrigatório proceder à elaboração das declarações de natureza fiscal.

A prestação de contas pressupõe, assim, a adopção de um conjunto de procedimentos, que procuraremos explanar clara e sucintamente nas considerações subsequentes.

Ponto 1 - Documentos necessários para a prestação de contas

A lei estabelece expressamente que os membros da administração das sociedades por quotas e anónimas devem elaborar e submeter aos órgãos competentes o relatório de gestão, as contas do exercício e demais documentos de prestação de contas exigidos, relativos a cada exercício anual. Vejamos então de que documentos se tratam:

1) O balanço analítico

O balanço é a expressão da relação existente entre o activo, o passivo e a situação líquida.

O Plano Oficial de Contabilidade (POC) contempla dois modelos de balanços, um modelo de balanço simplificado e um mais desenvolvido. Quanto às sociedades por quotas ou anónimas que não tenham ultrapassado dois dos três limites estabelecidos no artigo 262º do Código das Sociedades (total de balanço: 1 500 euros; total de vendas líquidas e outros proveitos; 3 000 000 euros; número médio de trabalhadores durante o exercício: 50), a lei contenta-se com o modelo de balanço simplificado apresentado pelo POC. Já as restantes, terão de adoptar o modelo mais desenvolvido.

2) A demonstração dos resultados

A demonstração de resultados é o mapa dos custos e perdas, proveitos e ganhos ocorridos durante o exercício.

O POC contempla igualmente duas variantes: a demonstração por natureza, em que os elementos são descritos pela sua natureza (v.g. custos das mercadorias vendidas, custos com o pessoal, perdas em empresas do grupo e associadas, proveitos e ganhos extraordinários, etc.), e a demonstração por funções, em que as verbas são agrupadas segundo as funções a que respeitam (v.g. vendas e prestações de serviços, custos de distribuição, custos administrativos, rendimentos de participações de capital, etc.). Quanto à demonstração por natureza, o POC apresenta também dois modelos, um desenvolvido e outro simplificado, para serem adoptados de acordo com os limites previstos no supracitado artigo 262º.

3) O anexo ao balanço e à demonstração de resultados

É o documento que abrange um conjunto de informações destinadas a desenvolver, comentar e explicar as quantias incluídas no balanço e na demonstração de resultados. O POC apresenta igualmente para ele dois modelos, um desenvolvido e outro simplificado, para serem utilizados de acordo com os limites do artigo 262º do Código das Sociedades Comerciais.

4) O relatório de gestão

O relatório de gestão destina-se a descrever, com referência às contas apresentadas, o estado e evolução dos negócios sociais e deve ser assinado por todos os administradores, gerentes ou directores. Conforme refere expressamente a lei, deve conter "uma exposição fiel e clara sobre a evolução dos negócios e situação da sociedade", devendo dela constar em especial:

5) A certificação legal das contas

A certificação legal das contas é apenas exigida nas sociedades que sejam obrigadas à Revisão Oficial de Contas. As sociedades anónimas são sempre obrigadas a tal fiscalização. Já quanto às sociedades por quotas, quando estas não tiverem conselho fiscal e tiverem sido ultrapassados durante dois anos consecutivos dois dos três limites previstos no artigo 262º atrás referidos, deverão designar um revisor oficial de contas para proceder à revisão legal.

6) O parecer do órgão de fiscalização

O parecer do órgão de fiscalização é obrigatório apenas quando este órgão exista, e é emitido, conforme os casos, pelo conselho fiscal ou pelo fiscal único.

Ponto 2 - A quem compete a preparação e elaboração dos documentos

A preparação e elaboração do relatório de gestão e contas incumbem a todos os membros da administração - administradores ou directores ou gerentes - que estiverem em funções ao tempo da apresentação dos mesmos.

Ponto 3 - Prazo dentro do qual devem ser apresentados

Os documentos de prestação de contas deverão ser submetidos à assembleia geral, em regra, no prazo de três meses a contar do encerramento do exercício anual anterior. Se nos dois meses seguintes ao termo daquele prazo não se apresentarem os elementos de prestação de contas, qualquer sócio poderá requerer ao tribunal que se proceda à realização de inquérito.

Ponto 4 - A aprovação dos documentos da prestação de contas

Como foi dito, os elementos da prestação de contas têm de ser apresentados na assembleia geral da sociedade para serem aprovados. Ora, salvo estipulação contrária nos estatutos, a deliberação social considera-se tomada se obtiver a maioria dos votos emitidos, não se contando como tal as abstenções.

Ponto 5 - O depósito e registo na conservatória do registo comercial

Depois de aprovada a prestação de contas das sociedades anónimas e, hoje em dia, de todas as sociedades por quotas, é obrigatório proceder ao depósito do relatório de gestão, contas do exercício e demais elementos na respectiva conservatória do registo comercial e requerer o seu registo.

Actualmente, as sociedades são obrigadas a proceder a esse depósito no prazo de 3 meses a contar da deliberação de aprovação dos elementos da prestação de contas, e já não no prazo de 30 dias que anteriormente se exigia. Uma vez que em princípio tal deliberação deve ocorrer nos três primeiros meses do ano civil, o referido prazo termina agora em 30 de Junho.

O registo é feito através da mera entrega na conservatória (dispensa-se a autenticação dos documentos), para fins de depósito, dos seguintes documentos:

Ponto 6 - As publicações exigidas

Também é obrigatória a publicação no Diário da República ou, tratando-se de sociedades com sede nas regiões autónomas, nas respectivas folhas oficiais, do correspondente acto de registo.

Os documentos de prestação de contas das sociedades anónimas com subscrição pública devem ser publicados na integra. Já as sociedades por quotas poderão optar por fazer as publicações na integra, por extracto ou por menção do depósito dos documentos na pasta respectiva.

Ponto 7 - A declaração fiscal de rendimentos

Por último, impõe ainda o Código do Imposto do Rendimento das Pessoas Colectivas que estas sociedades apresentem anualmente, até ao último dia útil do mês de Maio, na repartição de finanças, a declaração dos seus rendimentos, através de modelo próprio (modelo 22), em suporte de papel ou magnético, ou via Internet.

Bibliografia: Referências:

Autor: Vida Económica