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Como escolher o melhor software de gestão

Índice

Introdução
Passo 1 - Planear a implementação do software de gestão
Passo 2 - Identificar necessidades
Passo 3 - Avaliar as diferentes soluções
Passo 4 - Seleccionar o software
Passo 5 - Negociar o contrato

Introdução

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Na empresa actual, o software de gestão deve ser o verdadeiro centro de operações, constituindo em si o núcleo e o esquema funcional da organização administrativa. Apesar de se poderem integrar nesta categoria as aplicações de gestão contabilística das empresas e de recursos humanos, costuma-se identificar normalmente como sendo software de gestão apenas o que engloba as áreas de vendas, compras, aprovisionamento e gestão financeira, para além da gestão corrente da companhia.

  A importância que o software assume para o correcto funcionamento da empresa leva a que se deva ter em conta características como   Para que a selecção seja eficiente e abrangente, o processo de escolha terá que passar por quatro grandes fases: planeamento, identificação, avaliação e selecção.

 

Passo 1 - Planear a implementação do software de gestão

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Nesta fase, será necessário analisar criticamente a sua empresa e as razões para adoptar novas soluções de software, estabelecendo a base para a selecção do software, através da determinação dos objectivos empresariais e da redefinição dos processos de negócio.

  Determine os objectivos de negócio

Qual é a missão da empresa e de que forma é que pode ser melhor conseguida com novas tecnologias ou processos? Deve-se tentar definir também as razões de negócio que levam a implementar uma nova solução de software. Para além dos próprios objectivos, há que definir factores de mensurabilidade, que vão ajudar a indicar se um objectivo foi ou não alcançado pelo novo sistema. Deverá também tentar converter os objectivos em características e começar a considerar os requisitos que são essenciais para o novo sistema, que serão completamente definidos no próximo passo.

 

Passo 2 - Identificar necessidades

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Esta fase centra-se principalmente na definição de requisitos funcionais, técnicos e operacionais para a solução, derivados dos objectivos empresariais estabelecidos na fase de planeamento. Deve-se em seguida criar uma pequena lista de produtoras de software do ramo.

  Definição de requisitos

Deve ser elaborada uma lista abrangente e por prioridades de requisitos que possam ser utilizados para avaliar as soluções de software de gestão. Esta tarefa de definição de requisitos resulta na descrição do modelo ideal de funcionalidades e características do sistema, de modo a recolher e documentar efectivamente os requisitos para uma nova solução. O cumprimento destas tarefas levará à criação de uma lista dividida em categorias e graus de prioridade que irá conter os requisitos que a solução deverá ser capaz de dar resposta.

  A lista irá ser utilizada para avaliar e classificar objectivamente as potenciais soluções. Os requisitos serão divididos em categorias com base em departamentos funcionais, processos de negócio e processos detalhados. Quando possível, serão identificados como sendo funcionais e técnicos ou operacionais.

  Organizar os requisitos em níveis de prioridade

Agrupe os requisitos por função de negócio e processo de negócio antes de os organizar em níveis de prioridade. As designações de prioridade que são empregues referem-se a cada uma, devendo ser medidas da seguinte forma:

  5 - Obrigatório 4 - Altamente desejável 3 - Desejável 2 - Convém ter 1 - Baixa prioridade 0 - Desnecessário   Conceda um grau de prioridade a cada um dos requisitos, bem como às funções e processos de negócio. Se um requisito não apoiar directamente um objectivo de negócio, deverá tentar questionar qual a razão desse facto ou, em caso contrário, removê-lo da lista de requisitos. Em simultâneo, determine o sistema de classificação para os requisitos que serão empregues durante a avaliação. Este sistema poderá ser do seguinte tipo:

  5 - A aplicação excede o requisito 4 - A aplicação suporta o requisito 3 - A aplicação apenas o suporta parcialmente 2 - Existe uma forma de adaptação do software ao requisito 1 - Poderá existir uma forma de adaptação do software 0 - A aplicação não suporta o requisito   Determine a probabilidade de uma solução cumprir os requisitos e reconsidere alternativas

É necessário agora analisar os requisitos em termos de razoabilidade e determinar se é possível que uma solução os cumpra. Para tal, é preciso avaliar a probabilidade de uma solução em pacote ir de encontro a todos os itens. Na altura em que fizer essa análise, responda às seguintes questões:

  Deve também levar em conta o investimento de hardware, os riscos potenciais de uma solução em pacote e a probabilidade de ser bem sucedido em termos de tempo e de custo. Apesar de as aplicações concebidas à medida serem frequentemente mais caras a longo prazo, considere essa opção. Demasiadas vezes, as companhias adquirem grandes sistemas que são mais tarde adaptados de forma a cumprirem requisitos específicos.

  Identifique as produtoras de software

De seguida, é conveniente elaborar uma lista de fabricantes de software cujos produtos são potencialmente capazes de cumprirem os requisitos documentados. Através da lista de requisitos pode ser criada uma lista curta, contendo entre 3 a 5 produtoras de aplicações de gestão. Deve-se então avaliar as empresas do sector e os seus produtos, tendo como critério o facto de cumprirem ou não os processos essenciais de negócio.

  Para cumprir esta tarefa, deve em primeiro lugar redigir uma lista exaustiva de produtoras de software e de recursos de informação. Em seguida, eliminam-se empresas tendo como base os requisitos e critérios principais (dimensão do público-alvo, requisitos técnicos do sistema e preços). Convém que o preço seja utilizado como o último factor de avaliação. Em primeiro lugar, deve-se concentrar nos produtos que vão de encontro aos requisitos de negócio, passando só em seguida a concentrar-se no preço e na selecção de uma solução acessível.

  Em Portugal existem várias empresas nacionais que produzem software de gestão. Referimos aqui apenas algumas das mais conhecidas: Primavera Software, PHC, Eticadata, Sage Portugal e SP Portugal. Grande parte destas companhias dispõem de soluções especializadas para PMEs na área de gestão de clientes e de compras e vendas, adaptadas a cada caso particular. Mas poderá encontrar mais companhias em grupos de utilizadores de software, directórios ou bases de dados de software, associações industriais, empresas de pesquisa do mercado e de consultoria, feiras, seminários, conferências, sites da Web, bem como em revistas de negócios e de informática. Outra opção será procurar na Web através de um motor de busca.

  Efectue uma avaliação preliminar

Antes de realizar uma avaliação pormenorizada dos produtos e respectivas fabricantes, efectue uma avaliação preliminar de forma a eliminar rapidamente as produtoras de software da lista com base em vários critérios essenciais e requisitos de negócio. Da lista de requisitos, seleccione os poucos que são mais essenciais e que vão de encontro aos principais objectivos de negócio. Seleccione também os requisitos que distinguem facilmente a sua companhia e respectivas necessidades. Estes são os critérios fundamentais que vão eliminar as produtoras de software, mantendo apenas as que serão tomadas em consideração. Os critérios deverão incluir os seguintes factores :

 

Passo 3 - Avaliar as diferentes soluções

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Neste passo realiza-se a avaliação detalhada das características funcionais e técnicas do produto, bem como a avaliação das produtoras de software e dos contratos associados com os produtos. O objectivo é classificar o grau em que cada solução potencial cumpre os requisitos estipulados.

Avaliação do produto

Aqui será necessário avaliar e classificar as características funcionais e técnicas do produto tendo como base a sua comparação com os requisitos.

  Avaliação funcional - classifique cada um dos produtos em relação à forma como cumpre os requisitos funcionais. Deve-se também avaliar os produtos tendo em conta funcionalidades que não pertencem à lista de requisitos. Defina os requisitos funcionais que não são cumpridos pelo produto e efectue uma previsão dos custos necessários para cumprir de uma forma alternativa esses items. Tenha em linha de conta as seguintes questões:

  Avaliação técnica - classifique cada produto individual no que diz respeito ao modo como cumpre os requisitos técnicos. Avalie as funcionalidades técnicas ou requisitos do produto que não fazem parte da sua lista de requisitos. Tenha em conta o seu impacto e custo. Considere também as seguintes questões:

  Avalie o preço e os níveis de manutenção - classifique o produto quanto ao modo como cumpre qualquer dos requisitos da lista que estejam ligados ao seu custo e níveis de manutenção. Normalmente, incluem-se neste grupo os itens ligados ao orçamento e aos prazos de implementação. Tenha em conta o custo inicial do produto, bem como os custos a longo prazo, como as despesas com a formação e a implementação, taxas de manutenção e custos de actualização. Considere também as modalidades e método de pagamento.

Avalie a produtora do software

Em seguida, é necessário averiguar se as produtoras de software têm um negócio estável e são financeiramente viáveis. Isto porque elas serão potenciais parceiras de negócio da sua empresa. Investir no seu software é uma relação a longo prazo e deveria ser considerada como tal. Assim, analise a posição financeira e visão das companhias que produzem o tipo de aplicações que procura. Avalie também as suas ofertas de suporte técnico e de manutenção. Classifique cada companhia tendo por base os requisitos relativos às fabricantes de software.

  Avalie a companhia - classifique a companhia no que se refere aos requisitos relacionados com as estratégias empresariais, equipas de gestão ou viabilidade financeira da produtora de software. Examine a história financeira da companhia e determine a sua viabilidade a longo prazo. Analise pormenorizadamente a estratégia e área de concentração da companhia no que se refere ao planeamento de curto a longo prazo. Examine o âmbito das suas parcerias de negócio de forma a assegurar que a produtora será capaz de fornecer apoio técnico à sua companhia no futuro.

  Avalie o pessoal de suporte técnico e de manutenção - considere os seguintes pontos:

 

Passo 4 - Seleccionar o software

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Este passo engloba o cálculo, análise e selecção final da solução óptima para a sua companhia.

Selecção do pacote

Quando a avaliação estiver concluída, deve-se calcular a pontuação total dos produtos e compará-los entre si. A solução com a maior pontuação é a que melhor cumpre os requisitos definidos. Considere quaisquer questões ou critérios finais e detalhe ainda mais a sua análise.

  Calcular a classificação de avaliação - efectue o cálculo da pontuação de avaliação dos produtos multiplicando o valor de prioridade do requisito por cada um. Some depois a pontuação e elabore uma lista dos produtos que vai do mais elevado ao mais baixo de acordo com a pontuação total. O produto com a classificação mais elevada representa aquele que corresponde melhor aos requisitos.

  Reveja a classificação e tenha em consideração critérios finais - Apesar de o produto com a maior classificação de avaliação representar teoricamente a melhor solução para a sua empresas, podem existir razões não relacionadas com os requisitos que o impeçam de escolher esse produto. Reveja a pontuação dos produtos e identifique qualquer inconsistência na avaliação. Considere também quaisquer critérios como parcerias de negócio, os potenciais futuros negócios e outros indicadores intangíveis que não fizeram parte da avaliação.

  Notifique a produtora de software - avise a empresa fabricante do software escolhido e peça-lhe que elabore um contrato. Indique-lhe qual a versão do produto, componentes e níveis de manutenção que deverão ser incluídos no contrato.

 

Passo 5 -Negociar o contrato

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Depois de ter escolhido criteriosamente o software a utilizar na empresa é aconselhável não descurar os últimos passos de negociação contratual. Aqui deverá avaliar os termos e condições do contrato e negociar o melhor acordo possível.

  Avaliar o contrato - analise o contrato e assegure-se de que os termos e condições podem ser cumpridos pela produtora de software e que são passíveis de aprovação pela sua empresa. Assinale os itens que pretenda negociar. O contrato deve incluir os custos iniciais de aquisição bem como as despesas anuais de manutenção. As condições e método de pagamento devem também ser detalhados. Outras questões e condições devem ser claramente indicadas no contrato:

  Referências

Autor: Casa dos Bits