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Os requisitos de uma assistente eficaz

Índice

Introdução
Sabe organizar o arquivo
Sabe escrever cartas eficazes
Sabe estabelecer prioridades
Sabe dar apoio às reuniões
Sabe dar resposta às novas exigências
Conclusão


Introdução

Advertência prévia: o termo «secretária» está fora de moda. Hoje, é usual utilizar-se a designação de «assistente». Esta alteração deve-se ao facto da função de secretariado ter um papel cada vez mais activo e importante para o funcionamento da empresa.

Longe vão os tempos em que ser secretária significava ter um trabalho solitário e pouco reconhecido que apenas visava cumprir tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado como o atendimento telefónico, a dactilografia de cartas, a marcação de viagens, ou até, o serviço de cafés. Hoje, pede-se a uma assistente eficaz que vá para além das tarefas rotineiras e seja capaz de estar preparada para qualquer imprevisto. Ela deverá ser a verdadeira «sombra» (no sentido positivo do termo) do seu director e o principal elo de contacto entre a empresa e o exterior. Necessitará, por isso, de ter competências de organização pessoal, uma grande flexibilidade, uma personalidade activa e cativante e o domínio de línguas estrangeiras bem como de informática na óptica do utilizador. De entre as tarefas específicas do secretariado, destacam-se as seguintes:


Sabe organizar o arquivo

Um dos problemas diários mais importantes de uma assistente eficaz é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer boas capacidades de sistematização de processos e de organização pessoal. Um bom teste à funcionalidade de um arquivo consiste na facilidade de consulta por parte de outras pessoas. Existem quatro tipos clássicos de arquivo: Com o advento das novas tecnologias e, em particular da Internet, o arquivo electrónico tornou-se cada vez mais importante dado que permitirá libertar o escritório da papelada desnecessária. Também o arquivo em disquetes está claramente fora de moda. O ideal será usar um programa especifico de gestão de documentos ou recorrer aos programas mais simples e populares como as base de dados, as folhas de cálculo ou o mero correio electrónico.


Sabe escrever cartas eficazes

A escrita deverá ser bem estruturada, por forma a não suscitar dúvidas ou falsas interpretações. A gramática e a pontuação deverão ser correctamente utilizadas. Existem algumas regras básicas que devem acompanhar qualquer tipo de correspondência:

Sabe estabelecer prioridades

A assistente deverá saber administrar e estabelecer os assuntos prioritários que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu superior hierárquico. Para não deixar escapar nenhum assunto importante, deverá: A excelência do trabalho de uma assistente eficaz reside na arte de dar resposta aos assuntos rotineiros e despachar com celeridade e competência todos os imprevistos que vão surgindo ao longo do dia.


Sabe dar apoio às reuniões

O estilo e o conteúdo das reuniões dependem muito da actividade e da própria cultura da empresa. Caso a reunião seja especial, por exemplo, com clientes privilegiados, é necessário que a sua secretária siga de perto as seguintes três fases da sua organização:

Sabe dar resposta às novas exigências

A função de secretariado está a tornar-se cada vez mais exigente. As empresas esperam de uma assistente com uma grande dose de competência e de profissionalismo que assegure o domínio das seguintes áreas de especialidade:

Conclusão

Em suma, enveredar por uma carreira de secretariado é bem mais difícil do que parece. Hoje as próprias empresas estão a mudar de atitude face a esta classe profissional, recompensando-as melhor e investindo na sua formação contínua. A imagem estereotipada da secretária elegante e vistosa, pronta a responder afirmativamente às ordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela sua competência e profissionalismo. Falta ainda quebrar o último tabu: na esmagadora maioria das empresas a função de secretariado ainda é um território exclusivo do sexo feminino.

  Bibliografia

Autor: Portal Executivo